作为全球知名的涂料公司，阿克苏诺贝尔公司管理先进并一直走在时代的前沿，为其全球化布局和发展提供了必要的保障，但其采购合同的管理却也经历了由之前的粗放管理到现在的精准管理。具体表现为之前的管理呈现出两个特点：

　　一、分散式管理

　　所有的采购合同和其它一些协议，例如供应商政策、技术标准协议、寄售协议等都是分散开的；

　　所有这些合同和协议都是由各自的负责人纸制存档管理，有需要的时候就直接提供纸制版本或者扫描；

　　遇到合同同时涉及到几个分厂的情况，则由各个工厂分别和供应商签署合同。

　　这样做的优点就是管理便利，负责人各自管理自己的合同，熟悉内容且存放便利，操作简单；但弊端也是明显的，没有将合同和协议内容整合在一起，导致内容零散且多次重复操作，每一份内容都要走一遍完整的起草、审核和审批流程，增加了工作量，也不便于管理；因为没有电子版，也不便于分享和保密；同时因为存放地点分散，受地理位置局限，查阅和分享不便利等等。例如之前的审计工作，无论是内审和外审，每次审核采购部门的内容都差不多，因为各个分公司都是独立的法人实体，都需要被分别审核到。这样的结果就是可能不同的分公司会审核到相同的内容，暴露出同样的问题，需要做同样的整改，然后审计部门再去分别审核整改结果。同样的事情由多个法人实体重复做，浪费了相当的资源，降低了效率。

　　总之，这一做法明显弊大于利，在合同数量少时还可以勉强应付，但随着公司的发展，合同数量多到一定程度的时候应付起来就变得很困难，于是改变现有采购合同管理流程则势在必行。

　　二、采购部单部门管理

　　所有的采购合同及协议，都是由内部客户参与起草到签署完成之后就完全交给采购部，自己不再参与合同的存档管理工作。这样不仅做了大量重复的工作，给供应商留下不良的印象，更严重的是可能会因为采购部知识的单一而造成系统性的风险。例如之前因为专业知识有限，采购部在处理一份工厂废弃物的合同虽然谈判的艰难，致使在之前合同到期前没有把新合同及时续签上，中间出现了留白。虽然当时供应商还在履行相关义务，这使我们错误地以为只要事情还在运转就不会有大问题，就可以继续谈判下去。但其实已经在法律上产生了风险，尤其是在政府监管上，这是不被允许的事情。

　　经过改变构架和流程优化，现在的采购合同管理为：

　　一、集中式管理

　　专人管理。整个中国区的采购合同统一接口，由一个人全权负责，包括合同的收发、查询等，同时作为采购部对外审计的窗口，负责中国区的采购审计接待工作。改变了以往审计人员需要到不同的分公司审计时出现的不同的分公司有不同的负责人员，但却存在的同样的问题，而且会有不同的整改负责人的情况。大大降低了审计的工作量和复杂度，减少了审计风险。

　　电子化管理。除了纸版合同的登记、存档、管理外，同时会将整个合同及协议扫描成电子版并上传到合同管理系统。

　　统一签订。针对同一供应商的合同涉及到多个分公司时，则由中国区总公司统一签订中国区的合同，避免了之前的各个分公司分别签的情况，不仅避免了重复工作，节省了人力，还维护了公司统一的形象。

　　统一合同模板。之前的操作是由各个负责人自己起草合同，然后再找相关的内部用户去审核，再去法务审核，再让财务审核，整个流程走下来大概要2-3个月，效率极低。现在则把一些相识的合同由相关部门一次审核通过，将其作为模板使用，这样只要把一些针对不同供应商的特定内容填进去就不需要再走之前的审核流程，只要相关的部门领导批准即可生效，大大提高了效率，缩短了审批时间。在供应商面前也维护了统一的形象，同样也减少了供应商内部审批的流程和时间。

　　整合合同内容。将之前分散的内容，例如供应商政策、技术标准协议、寄售协议，统一整合到合同里，作为合同的附件，从而形成完整的合同。避免了之前的多次签约，不仅避免了重复工作，多次审批，还有利于合同的管理。

　　集中合并。除了整合合同内容外，还将该合同合并到相对应的供应商资料里，包括供应商的资质文件、考核记录等，所有与该供应商有关的资料合并存放在一起，形成一个完全的供应商数据库，并网络化，将其上传到专门的在线管理工具，便于资料的管理和查询分享。

　　二、多部门管理

　　区别于之前的合同都是由采购部一个部门管理，现在则是由多个部门管理。除了前期起草和审核阶段其他部门的参与，现在在执行阶段也需要相关部门的参与，例如会由内部客户来确认合同的性质和风险；由HSE部门来识别环境、政治风险；法务确认法律和政策风险等。通过各个部门来发挥自身的专业优势，多角度多层面的管理合同，使其在功能完善和风险规避上更严谨，从而避免出现上文提到的因为知识等相关方面的限制而出现风险。

　　三、主动管理

　　一改之前的在合同到期前才会开始准备续签工作，而是由专人定期审阅全部合同，并在合同到期前的2个月通知合同的负责人，开始准备续签工作；对于一些风险较严重的，则会提前更多时间去通知。

　　经过以上的流程修改，将整个中国区的采购合同和协议统一到一个模板里面，经过相关部门的审核批准后，统一使用。一方面把相关流程标准化，节省了后期的重复工作，大大提高了效率；另一方面维护了公司高效和统一的形象；同时统一了内部接口，面对内外部审计及其他需求时，可以由专人负责采购合同及相关资料的管理，提高效率的同时还保证了资料的安全及可追溯性。