Y-SHINE外贸协同管理软件2016

模块介绍：

基础数据：公司产品、客户产品、包装管理

商务管理：客户资料、客户跟踪、客户报价、销售订单、出货查询、样品管理、销售分析、出货分析、样品分析、采购管理、供应商资料、产品询价、采购合同、验货报告、快件单管理、采购分析、单证储运、出运明细、进仓通知、信用证管理、货代资料、商检单、报关发票、报关装箱单、报关销售订单、报关委托书、加拿大海关发票、美国海关发票、装运通知、银行汇票、受益人证明、保险单、货物托运单、议付发票、议付装箱单；

财务管理：预收款、预付款、付款申请、应收款管理、运费管理、开票资料、应付款管理、费用管理、退税管理、付款明细、利润分析、业务员业绩分析、应收、应付分析等

系统设置：用户管理 工作流管理（审核权限、操作权限） 审核分配 客户分配等功能、目的及效果。

公司产品

1） 使用产品编号对产品资料进行规范、分类统一管理，避免产品资料出现杂乱。

2） 产品可结合文字、图片功能，进行目录归档，快速编制样本册，节省大量样品管理时间和存储空间。

3） 通过历史成交日期可方便快速分析产品的活跃度，为市场定位提供决策依据。

4） 通过规范的产品条码管理可快速读取产品信息，提高数据录入和报价的效率。

5） 制作报关单据时可快速合并相同海关编码的产品，提高单据制作效率。

6） 对于复杂产品如产品套装等，可以拆分成配件录入，并可以对每个配件记录工厂报价，提高采购环节下单效率。

7） 提供“工厂报价”信息，用于记录工厂每次对该产品的详细报价信息。

8） 可以查询产品所有报价、订单、采购、出货、寄样、客户投诉等历史信息。

9） 可在交易会上与客人进行快诉报价，并及时打印报价单；

客户产品：（本模块指OEM产品）

1） 使用产品编号对产品资料进行规范、可根据客人分类统一管理，避免产品资料出现杂乱。

2） 产品可结合文字、图片功能，进行目录归档，快速编制样本册，节省大量样品管理时间和存储空间。

3） 通过最近成交日期可方便快速分析产品的活跃度，为市场定位提供决策依据。

4） 通过规范的产品条码管理可快速读取产品信息，提高数据录入和报价的效率。

5） 制作报关单据时可快速合并相同海关编码的产品，提高单据制作效率。

6） 提供“工厂报价”信息，用于记录工厂每次对该产品的详细报价信息。

7） 可以查询产品所有报价、订单、采购、出货、寄样等历史信息。

包装管理：

1） 使用包装物品及标签资料进行规范、分类统一管理，为包装采购提供方便；

2） 包装物品可结合文字、图片功能，进行目录归档；

客户资料

使用客户编号、客户简称的办法来规避客户信息的泄漏问题。

通过信用等级、合作等级等的评定标准，可对客户进行等级划分。

对客户资料进行区域管理，为将来市场策略提供有效数据依据。

通过最近成交日期可快速分析客户的活跃度，为市场定位提供决策依据。

根据外贸业务特性，可实现一个客户多个收货人的设定，方便后期的数据调用，避免重复劳动。

根据相关条件进行模糊、组合查询，便于用户从不同需求角度立即找到所要的资料，比如可按开发时间和详细地址进行模糊组合查询。

可以查询客户所有报价、订单、出货、寄样等历史信息；

客户信用额度的指定，为销售员为业务下单提供依据，减少业务风险；

设定客户的贸易习惯；对客户的特殊情况用附件的方法进行保存，方便今侯工作的高效。

客户报价

支持代理出口和自营出口两种结算方式，提供外销价和利润率相互计算的功能，同时在报价计算中考虑退税率、保险、佣金、国内运费、海运费、结汇比等各项影响价格的因子，并自动计算各种价格条款所需的外销单价；同时对不同的产品在计算单价时采用不同的结汇比；

提供四种产品资料的调入方式：一是专家输入（即打开产品资料以表格模式或者图文模式直接批量选择产品），二是条码扫描录入，三是从该客户的历史报价（订单）调入产品，四是通过产品编号直接从产品资料调入。

提供“整条记录复制”功能，直接产生一条新记录，稍做修改保存即可，在还盘过程中可快速给客户进行回盘操作，并保留报价历史记录，方便快捷。

可根据不同的客户或者用户来灵活设定报价审批流程，当满足审批条件时，审批通过的记录不能修改、删除、输出报表。

可根据不同的客户输出不同的报价格式。

在客户报价界面中可以直接浏览产品的图片，降低报价出错率。

可查询对应产品（客户）的报价历史、销售历史，提高报价成功率。

可以输出Excel带图文等格式的报价单，通过Email直接发给客户。

在报价中核算本报价的利润状况，并输出对应的利润核算表；

对相同产品在使用不同包装时在报价时自动计算，无需建立新的产品资料，减少产品输入；

对产品调用时可进行分类调用；

对客户的询盘单用附件的方式进行对应保存；

销售合同

支持代理出口和自营出口两种结算方式，提供外销价和利润率相互计算的功能，同时在报价计算中考虑退税率、保险、佣金、国内运费、海运费、结汇比等各项影响价格的因子，并自动计算各种价格条款所需的外销单价；同时对不同的产品在计算单价时采用不同的结汇比；

提供五种产品资料的调入方式：一是选择订单历史客户货号，二是条码扫描录入，三是从该客户的历史报价（订单）调入产品，四是通过产品编号直接从产品资料调入，五是调用报价进行多个报价合本和单个挑选制作订单；

可根据不同的业务员来灵活设定订单审批流程，当满足审批条件时，审批通过的记录不能修改、删除、输出报表。

在订单界面中可以直接浏览产品的图片，降低订单出错率。

可以输出带图文等格式的订单，通过Email直接发给客户。

在报价中核算本订单的利润状况，并输出对应的利润核算表；

对产品调用时可进行分类调用；

自动反馈已出货数量、未出货数量，已下采购数量、未下采购订单数量，及时掌握订单的相关处理进程。

可追踪订单的回签日期，并把客人提供的订单存放在附件中；

对订单的受信额度进行提醒。规避风险；

样品管理：

设有样品库房管理；对所有样品进行库位定义；

对样品库的收、发、存进行管理，并出具每月的样品收发存报表；

提供所有样品的样品清单，对有偿样品和无偿样品进行区分；

和快件单进行关联，方便追溯；

提供三种数据录入方式：一是调用产品资料，二是调用报价，三是直接输入；

供应商资料

通过信用等级、合作等级等的评定标准，可对工厂进行等级划分。

使用厂商编号、厂商简称的办法来规避的厂商信息的泄漏问题。

提供多个厂商联络人的字段记录：包括联络人的部门、职务、电话等。

可按厂商查询出该厂商的经营产品、采购历史、出货历史等。

采购询价

手工录入采购询价，数据从产品资料中调用；

针对规模大、部门划分细致的公司，可对同一产品多个采购员、多份询价单，实现货比三家的目的；

采购合同

可从外销订单自动生成采购合同，生成过程中系统会根据不同产品所在的工厂自动拆分，变更供应商，以一对多的方式生成采购合同。

自动反馈已出货数量、未出货数量，及时掌握合同的处理进程。

可根据不同的业务员灵活设定审批流程，当满足审批条件时，审批后的记录不能修改、删除、输出报表。

可查询对应产品（供应商）的采购历史、出货历史、工厂报价及寄样历史。

验货报告

数据调用采购合同，对同一产品不同的验货次数进行有效管理，同时可出具客人所需的验货报告；

验货结果可用图片、WORD\的方式保存;

出运明细

单证管理主要由单证部人员来操作，记录每一次的出货情况，给客户做议付，报关，清关等单据。出运明细是单证部的数据源；数据从外销订单过来，然后补充完整，可以打印托单产品分为客人产品、报关产品；

报关产品有客人所需的客户计划产品而生成；同时产品根据实际所需进行合并报关；

自动数据生成报关类的单据，分别到各模块打印相应的单据。报关明细根据报关中文品名合并。单证的数据继承了业务的数据，使得数据的准确性和效率大幅提高，简化了单证工作。

自动数据生成客户类的单证单据，如客人所需清关数据有差异的单证数据，可在本票上进行复制保存；分别到各模块打印相应的单据。

自动生成出货通知、根据实际出货自动生成应收款；

根据报关数据自动生成开票资料；

支持托盘出货，可以根据托盘号分组

根据出货单分析成本，企业可在最快的时间内知道实际成本及毛利，输出利润核算表；

信用证管理

调用销售订单数据；

用来管理公司所有的应付款项，如工厂定金、货款、海运费、运杂费等。

各部门人员对各自应付款项进行说明申请，采用多级审批控制。例如：采购员递交->采购经理审批->财务审批。可实时了解所有已出、未出完货状况，节省企业内部沟通时间。

预收款、应收款、收款明细

外销订单确认后，客户的定金作为预收付款处理，财务人员做预收货款作业，单一客户实行多次预收；

当产品实际出运结算后由出运结算单据自动生成应收款；

通过收款明细来解决一票收款明细单来完成多个发票应收单号，通过回冲达到收款一对多的关系，提高财务人员记账速度；并进入外销发票台账，可在台账中查询某一客户的某一发票号下面的收款情况；

预付款

由付款指令根据采购合同调入，只要在预付模块中选择后填入凭证号实现；

开票资料、应付款

由结算单据自动生成开票资料，由开票资料生成、把预付的定金系统作自动冲帐作业，反映实际的应付款，当第二次付款时作应付款冲减作业，多余部分作为应付款余额，并进入外销发票台账，可在台帐中查询某一客户的某一发票号下面的付款情况。

作业应收款时，需有开票资料中填入增值税发票号码（如遇到不开票的物品公司可以用虚拟发票号来代替）增值税是企业抵扣税收的前提条件，系统严格控制增值税发票的到位，为企业退税核销做出相应的帮助。

费用、运费管理

对各种费用和运费进行统一登记和管理，运费根据出运结算中的运费栏目导入，为各种绩效考核提供依据。

退税管理

退税管理根据出运结算的实际报关金额和退税率进行核算退税总额，核销收回后进入退税程序，并记录是否已退和退税金额；

付款明细

数据来自于付款审批单为了减少财务人员的付款频率，付款明细单采用了多票付款申请单可一次性付款，付款后财务只要输入付款凭证号，系统将自动回填到各应付款的付款信息中

各子系统分析达到目的:

分角色的综合业务监控，实时掌控企业运营状况；

将企业管理者所关心的各种信息汇集于一个页面；

各管理角色根据不同权限设置，分析、查询各业务运营状况；

关键业务指标报警、每日一报、内、外部信息展示；

多角度的分析、展现企业各业务的运营状况；

按部门、产品、国家、客户、业务员、供应商、全公司的销售、采购、财务状况、样品、产品质量、出货状况等进行数据分析和图标分析；

多种分析方法对各业务报表进行迭加分析及数据钻取分析；

远程接入(异地办公)

Y-SHINE外贸协同管理软件远程解决方案说明

从客户实际需求出发，面向成长型企业开发设计，在确保数据安全的前提下，为企业在异地办公提供了稳定、快速、高效的远程接入方式。

方案达到的目的