快速消费品行业的高速发展向行业丢出一系列问题,他们的当务之急是怎么样在激烈的市场竞争快速响应?怎样在市场得到领先地位,提升终端掌控能力?市场竞争不断加剧,业务范围拓展加快,行业的分销模式不断的变化,团队的管理让企业迫切需要加强信息化管理,越来越困难。
已经成立18年的企业管理领域专家北京金和软件股份有限公司与福建知名快消企业蜡笔小新携手成功搭建的信息化平台,塑造了快消品信息化典范。 管理滞后,携手知名OA厂商突破难题 蜡笔小新(福建)食品工业有限公司(以下简称蜡笔小新)成立于2000年,到现在仅仅十年,已经做到全国果冻行业的第二名。其品牌在行业消费者中有一定的知名度,市场也有相当的占有率。公司产品中果冻比重占85%,此外还生产糖果、奶茶、豆干、面包等休闲食品,蜡笔小新的目标是未来成为休闲类食品的知名品牌。 作为食品行业的企业,蜡笔小新非常注重产品质量管理。公司2002年开始引入9000的管理体系,随后又陆续引入绿色安全体系,食品安全体系,职业安全体系等,在每个环节都通过规范化作业流程来实现质量的控制。不过,单单有流程还不能做到精确管理,还需要一些具体的数据来说话,所以公司2004年开始引入ERP系统,财务系统等信息化管理软件。2006年开始推行无纸化办公,2008年整个集团彻底实现无纸化办公、数据信息共享的格局。信息化建设给公司管理带来了很多方便,提升了工作效率,但是渐渐的,问题又出现了:“当我们看到报表和数据的时候已经发生了,没办法管控整个过程。”蜡笔小新负责人说。这也是他们为什么选择金和C6软件的原因。“中国企业到目前为止对事务的管理还比较少,像OA只是文件发布跟交流的平台,但金和C6是管事的,从任务开始就管控,每个环节都符合PDCA的流程,过程中就可以检查做的对不对,需不需要改进,可以随时跟进,保证过程的良好的运行,不用等结果再去追溯”。例如,工作过程中的计划内容系统主动推送到工作台,提醒销售人员执行,而非只有事后惩罚。 谈到过程管理蜡笔小新负责人深有感触:“以前比较滞后,比如预算管理。超标了,才发现超了这么多,一个月后才发现。使用金和C6一开始使用就开始追踪,中间如果要追加或者调整都可以,而不是到最后才发现预算已经用完了,而最重要的事情还没做。金和C6可以追踪到最重要的事情上的资源配备的多少,每件事情都可控,每个重要的事情资源都可以保障。比如预算模块,每个预算是怎么使用的,是否超标,都可以看到”。 精确管理使企业透明化 除了对过程的精确控制外,蜡笔小新使用金和软件另一个最大的感受是管理中的“扯皮”现象减少了,管理更透明了。 “以前出来什么事情分不清什么责任,各打五十大板。有时候一件事情不是单一的部门可以做好,需要很多部门。公说公有理婆说婆有理,各部门都可以提出一大堆意见,决策层无法判定”。现在运用金和精确管理的理念,公司在做任务分解的时候更加细化,每个任务需要什么样的组织架构去实现,每个部门分到什么任务,部门又分解子任务,一步步细化,权责明确。“这样就可以精确的知道在哪一个环节有问题,哪一个环节滞后。最后结果好了,你就可以论功行赏,或者失败了找出分析出原因。责任在哪里。包括可以监控到每个人他的工作态度,他的工作过程。这是管理的一个有力的利器。”蜡笔小新负责人说。 公司大了,员工多了,部门与部门之间,员工与员工之间,有时难免出现一些摩擦。这些不利的情感因素如果带到工作中,很容易影响工作。而通过金和C6软件进行工作沟通,不但提升了沟通效率,也屏蔽了一些不良的个人感情因素。 信息化管理提升企业核心竞争力 关于信息化建设对企业的重要意义,蜡笔小新的负责人表示,信息化管理软件确实能提升企业的核心竞争力。其中之一就是对资讯的掌握,包括内部资讯的整合以及外部资讯的整合与判断。 金和软件的功能之一“门户”,将公司的人员变动,新闻事件,奖惩措施,每天的动态的管理,都在金和C6管理门户上体现出来。通过这些管理动态,能使员工更深入的了解企业文化,知道企业倡导什么,摒弃什么,通过沟通与交流,能把大家的心聚在一起。蜡笔小新利用金和C6开设了“总经理意见箱”,让员工能把自己的意见及时反映给公司高层,使他们把企业当做自己的一部分来参与,形成公司与员工双向的互动。 福建蜡笔小新使用金和C6管理软件的过程其实也是公司内部流程和规章制度梳理的过程。通过C6平台实现过程管控,对每一个环节进行及时监控,发现问题及时处理,是管理更加透明化,及时快速的建立起企业信息化平台,不仅提升了其工作效率,更重要的是提高了企业的核心竞争力。这也是快消品行业一次信息化建设成功典范,更为快消品企业在搭建信息化平台时提供高价值的参考案例。