如今,OA办公系统在企业管理中的角色不止是办公管理,其管理范围在不断的扩大,将慢慢走向综合管理范畴,而传统的OA办公系统也将转变为“智能型”OA办公软件。以下是通达OA办公系统在物流行业中的应用案例,仅供大家参考。
随着OA协同办公概念的深入人心,越来越多的企业深深地认识到OA办公系统在提升企业管理效率方面的神奇力量,中海物流(深圳)有限公司,作为一家资产总额达3.3亿港元的综合型物流企业,也加入到了OA提升企业效率的大浪潮,通过使用OA提高了工作效率,创造更高的效益,促进了企业全面积极的发展。
OA选型过程
下属分公司中海资讯在代理通达软件销售过程中,发现通达OA符合总公司经营和办公情况,能达到无纸化办公,网上审批流程,查看通告等,顺应当下大环境和日后发展规划,因此公司决定全面推行通达OA。
目前,应用人数通达OA办公系统保持在每天约150人,基本上所有模块都在使用中,日常重要使用的模块为为内部邮件、工作流、内部公告、工作日志、公共文件柜、讨论区等。
通达OA功能与实际应用举例
电子邮件:
电子邮件在公司日常使用中,占有非常高的比重,所有重要事项都会以发送电子邮件通知部门和人员,抄送给领导作为知会方式。从而,避免了口头通知和电话通知的不稳定因素,并利于绩效的统计及领导的监察。
信息发布:
在使用通达OA办公系统之前,公司发布公告是通过在公告栏里张贴文件来传递信息的,使得信息延误性较大,导致工作效率低下。
在使用OA平台的信息通告后,只要登陆公司OA,就可以在公告栏中显眼的位置看到红头标题的通知,具有时效性和有效性。
工作流(公司物品申购流程):
规范单位物品采购过程,形成固定流程,部门人员提出采购申请,经各级领导审批,最后反馈到执行部门执行。此外,流程图还显示出每个流程具体每一步的接收和办理情况,在流程出错或者无法办理时,可以提供有用的信息给OA管理员进行更正。
知识管理:
公共文件柜,在公司的应用范围比较广泛。可以通过权限,按部门或个人来添加查看、新建、编辑、删除功能,每个文件者单独设置权限。在日常应用时,对于同一个文件,设定多个部门对该文件有查看的权限,指定个人来进行编辑和更新,根据需求不同来划分,具有很高的安全性和保密性。
公司根据自身情况,对加班明细表的权限进行设置,只有考勤管理人员才能进行编辑,其它人员只能查看记录。
内部讨论区:
讨论区可以按需求建立不同作用的组别。在企业文化里,有公司组织各类型的活动通报,员工都可以在这里找到自己在公司活动的身影,感受到属于公司一份子的归属感。公司每月组织的生日会,同事间积极讨论、参与,让员工感受到了公司的关怀。
其它功能模块:
通达OA办公系统工作日志是很好的记录方式,俗语说“记性不如烂笔头”,养成良好的工作日志习惯,有助于自己进行工作上的总结,同时可以把日志共享给领导,使得领导对所做的工作一目了然,做到心中有数。
通达OA产生的效益
通过OA这个平台,公司领导在管理公司上更加得心应手。
信息公告,可以让员工随时了解公司的经营状况和目标;流程审批,各类申请、签约、合同都能及准确的反映到公司领导进行批示;电子邮件更是将各个部门的人和事及日常工作内容串连起来,组成一个网,完整的显示在领导面前,形成一个环环相扣的紧密体系。
对于广大员工,可以通过OA这个平台,了解公司企业文化,公司的核心价值观,也可以进行请假申请,写工作建议发电子邮件给领导,查询公共文件柜里部门相关的工作资料等。
通过通达OA的使用,整个公司形成一个环环相扣的紧密体系,从而节约了成本,提高了工作效率。