行业背景 :
IT行业作为一个新兴的行业发展速度非常快,很多企业仅用几年的时间就从小发展到大,发展速度为其他行业所刮目。然而迅速的膨胀伴随的问题就是管理、信息化程度来不及健全,随着企业做大做强,提升管理水平,增强信息化也成为企业第二次飞跃的一个重要因素。
友为软件有着为企业财务管理系统化建设提供长达10年信息化服务的坚实基础,为各级领导、财务人员及企业员工提供了强大有力的支持,也积累了大量的实践经验并不断地付诸完善,同时本身作为IT企业,非常了解本行业的财务管理需求。
方案概述 :
企业希望通过本期项目建立一个统一的企业员工自助报销、电子审批、预算管理、集中支付、与财务系统(ERP)及网上银行集成的管理平台系统,通过企业费用在线系统的建设,提高办公效率、降低成本开支、规范企业财务管理流程,最终提高企业信息化集中管理水平,提高企业的经济效益。
友为软件作为国内首家提供综合费用在线解决方案供应商,为企业信息化建设及财务管理提供有效的保障。
方案为企业多方面的工作和业务提供了信息化管理和应用手段,主要包括 :
1.费用申请系统:
费用申请模板包含费用申请和预算预警提醒,根据不同的费用类型,由申请人在系统中填写相应的费用申请单据,如按“申请人——直属经理——直属总监”的流程进行审批,审批时进行预算余额检验,判断预算余额是否足够,如不足,流程不允许通过;如足够,则批文通过并累加对应的费用金额(占用预算),系统中有相应的预算金额提醒,费用申请批文审批通过后,需按指定格式打印,以作为后续业务的依据 。
2.费用报销系统:
传统的网上报销模式下困扰企业的问题主要集中在从员工填写单据到财务审核的这一段流程中。这段流程涉及的人员多,人员层次复杂,业务量巨大。对此段流程的改进和再造能够起到画龙点睛的作用。网上报销的解决方案的核心即在于此。针对此段流程的特点,网上报销系统通过对该流程中员工提单、领导审批、财务审核三个环节的E化,达到了全面提升企业财务运作效率目的。
3.预算控制系统:
为客户提供多维度的预算控制解决方案,实现预算从编制、审批、调增调减审批、预算控制等多个环节协作,提供按部门、按项目、按个人进行预算控制,不同的部门可以按照自己的方式(年、月、季度、紧预算、松预算、可不报预算)进行控制。
4.合同管理系统:
帮助客户实现从业务合同签订、审批、合同执行、合同回款等数据处理系统化跟踪管理;在合同付款模板系统自动关联相关合同以前已付款金额、付款比例等合同付款信息,给客户付款后,自动回填合同已付金额;能够自动实现合同收付款、合同到期等系统提醒预警管理;为财务人员提供帐款帐龄分析,如按客户、按部门等不同合同欠款类型的统计。
5.方案特点 :
适用于预算控制非常严格的公司
此方案的预算方法在公司内部不同部门是不一样的,研发部门的预算可以是松预算或者按年预算,销售部门的预算可以是紧预算和按月预算,从而形成了一套系统多种控制方法。
全方位的软件系统,企业工作人员各取所需
系统既面向公司全体员工,提供灵活便捷的申请提单、自动计算和多方面的信息提示,服务于大众,也服务于企业各级领导,提供智能的单据统计查询、实时预算监控、部门费用管理、费用支出动态跟踪等功能。
还面向财务人员通过单据信息生成各种财务分析报表,通过灵活多样的查询功能进行审核、催办等查询并打印。
提供各种智能功能 :
1. 自动流转,人工调整 :
系统自动寻找流程,无需人员干预,还可以通过设置自动实现不重复审批,节点无人自动跳过功能,任何节点通过设置可以呈现不同的展现界面,自动提示是否超出预算。
2. 审批流程自动跟踪 :
系统自动从提单、审核、付款过程中录入的信息中,提取审批事件信息,并通过流程图、事件列表等多种表现方式对流程进展阶段进行展示,可以对清晰查看当前单据审批的进展情况。为员工、各级领导以及关注单据流程的人员提供了方便高效及时的动态跟踪功能。
3. 凭证自动生成 :
对于各种审批完成的报销单据,自动生成对应的凭证,即可自动导入到账务系统中,大大减轻了账务人员的工作量。
强大的查询统计 :
1. 综合查询 :
此功能在保留原有简单查询方便快捷特点的同时,扩充了定制界面、增加了查询信息项范围、提供保存简单查询功能、提供保存个性化信息功能等,为财务人员、各级领导和个人提供了一个全方位的案件查询平台。
2. 费用统计 :
以多维报表的形式,为各级领导、财务人员生成报表,在保证数据完整/可靠的同时又减轻了大量的统计工作量。
3. 丰富的行榜 :
系统提供了丰富的员工信用数据统计/展示功能,提供领导审批单据效率排行功能。
清晰的表格统计,使企业各级领导对某一阶段内单据的审批情况有一个更直观的了解,方便考核制度的执行。
信息充分共享
系统提供了子系统之间信息互相共享,实实在在地解决了与OA系统,账务系统、资产系统、HR系统等数据孤岛的问题。更对数据共享和应用提供了方便。
体现积极向上的企业文化
方案中不仅提升了企业管理水平,而且体现了公司企业文化。
方案价值:
1.优化内部管理流程,强化执行力
2.提高部门协同工作效率和财务服务水平
3.加快支付速度,节约成本开支,提高工作效率 。
4.实现集中报帐记帐,降低管理费用,减少资金沉淀,降低财务费用。
5.实现集中报帐记帐,集中资金支付,集中信息反映。
6.完成业务数据的源头采集,为BIS提供数据分析支持。
7.实现远程管理,动态核算, 控制及时,网络实时查询,加强资金管理及其预算控制。
8.将财务人员从低效繁琐的重复劳动中解放出来,减低单据处理过程的出错率。