综合行政办公管理主要是实现企业内部运营过程中的行政事务管理，其执行和管理过程产生的各项数据信息是企业运营状况的体现。OA系统使企业工作人员的日常业务处理实现自动化，充分确保业务数据的及时准确流转和共享，保证业务数据的唯一性和安全性，提高工作效率，完善业务管理手段。 OA系统的功能主要体现在协同工作、信息共享上，一般包括：工作计划管理、公文处理管理、人力资源管理、财务管理、公共资源管理、日常办公管理、企业门户管理六个部分。
1 公文处理管理
公文处理管理可实现企业公文管理电子化，由电子行文代替手工行文，解决公文传递速度慢，信息不及时、不同步，不易于查阅等问题，实现收文管理和发文管理的自动化，可对公文流程自动进行跟踪、催办、查办，并可归类存档。
1.1 公文流转
公文流转管理通过网络对公文流转的过程进行管理。用户可以利用表单定制工具定制公文的样式，再通过流程定制工具定制公文流程的过程，定制过程中确定流转点的角色或机构（来源组织机构工具中注册的机构和角色）、流转方向。动态定制完成后通过组织机构权限授权给起草公文的相应岗位。当公文起草岗位接收到需要处理的公文时，系统自动显示公文的表单，根据起草人的权限填写相应的表单项的内容，填写完成后进入流程下一个审批点的选择。由于公文流转具有临时性，需要根据公文的性质确定审批的过程，因此系统提供流程在审批过程可以修改流转的角色。公文流转过程中起草岗位人员和当前接收公文的人员可以通过‘检视流转’浏览公文流程的角色、角色人员、批示意见、批示日期、审批停留时间，同时可以了解到停留在哪个角色上，停留的时间。根据公文的缓急和批示人员当前情况（是否在岗位、出差），对公文进行收回处理（有处理权限的岗位）。公文流转管理包括：发文管理、收文管理、公文监控（检视流转）、公文查询、案卷管理、案卷归档、角色代理。
发文管理
发文管理包括发文拟稿、发文核稿、发文会签、发文定稿、发文登记下发、发文修改、发文接收、发文流程监控、发文查询等子功能。
系统紧密集成办公软件，公文起草人可以在Microsoft Office等办公软件中起草、编辑公文，完成对各种格式公文的起草与存取，并按照文号产生规则自动生成公文文号。用户可以自由、灵活地定制公文审核流程。发文拟稿完成后，公文需要进入公文审核流程，审核过程中，审核人员可以填写意见，并选择将此公文提交至下一个审核点审核（通过）或将公文返回给起草人修改（退回）。发文修改采用版次管理模式，在流转过程中的每一次修改都会被记录在系统中。审核中可以由公文起草人对审核人员进行催办，发送催办通知敦促审核人员尽快审核公文。公文审核完成后，公文返回至起草人处，由起草人定稿。起草人将此公文登记下发。下发过程按照公文下发流程将公文提交至有关人员处，由这些人员查阅并返回已查阅的信息，全部传阅人员都返回已查阅信息则此公文下发完成。在公文下发流程中，可以对公文流转的状态进行监控，显示已接收公文的人员和没有及时接收公文的人员。对没有接收公文的人员，采用消息的方式提醒接收公文。公文下发完成后，公文起草人可以为该公文设定查询权限。具有查询权限的人员可以按照公文的性质对下发的公文进行查询。
收文管理
收文管理包括收文登记、收文拟办、收文批示、收文接收、收文流程监控、收文查询等子功能。
总经理办公室的收文岗位接收上级单位或业主发送的文件，进行登记，上报给公司领导（总经理、副总经理等），领导必须批示后才能进行下一步的处理。得到领导批示后，根据领导批示意见，向相关部门下发文件和处理要求。下发的文件由部门的办事员接收，根据批示意见和拟办要求，发送给部门相应的领导和办理具体人员。
系统提供并行和串行的收文流转方式，缩短收文过程的时间。收文的时间控制与流程紧密结合，收文下发过程中相应岗位人员可以指定人员的处理时间。这样系统根据处理时间的限定，自动提供收文岗位人员和起草岗位超过计划处理时间的收文，处理方式是以电子邮件或消息方式催办和提醒。
收文批阅过程中记录批阅信息（包括批阅人、批阅内容、批阅时间等），可集成第三方软件（CA认证），保证电子签名的安全性。
公文监控（检视流转）
公文流转过程中，根据监控人所拥有权限的不同，提供对公文流转中的原件、操作人员、修改记录（包括修改人、修改内容、修改时间等）、流转过程等详细信息实时的监控，通过监控公文流转过程，使各层用户及时了解公文所处的状态，根据公文状态，调整流转方向（如：收回公文）。
公文查询
可以按照公文主题字、文号、公文类别、拟稿部门、拟稿人、发文时间等内容进行查询，也可以根据查询人的个人意愿自由灵活组合查询条件进行查询，并可保存查询条件供下次查询使用。查询显示的结果信息，系统提供打印和导出到Excel。
案卷管理、案卷归档
将各种公文按照公文性质自动分类归档，公文分类可依据档案要求的归档方式进行。后期公文处理完成后，自动流转到档案室。
角色代理
当系统中担当某个角色的人员因各种原因在某一时间段内不能在系统中时，可将本角色所有工作或部分工作转交给指定的人员代理。代理人拥有对被代理人全部工作的控制权，系统也会记录所有代理人的工作内容。
1.2 文档管理
文档管理主要实现各类电子文档的整理归档、借阅等管理及个人电子文档的管理、审阅、和电子文档借阅。包括：文档中心、文档模版、文档审阅、文档借阅、文档检索。
文档中心
文档中心统一管理各类电子文档。可以建立和更改电子文件的文件夹，结合人员、角色的权限设置文件及文件夹的读、写等权限，确保文档的有效性和安全性。
根据权限控制，可以设置某个文件夹由特定的某人或某部分人员有权限在其中编写文件，同时设置文件夹的读写权限和查询权限。在系统中个人编写的文件，按照个人设置的方式存储。同时个人可以设置自己文件夹中文件的共享权限，允许其他人员受限访问自己文件夹中的文件。当个人设置权限与上级设置文件夹的权限出现冲突时，以上级设置权限为最终权限。
文档模版
文档模版可以管理企业各种类型文档的模版。对文档模版统一的进行管理可以实现文档格式的一致。根据人员的权限，可以上传、下载、浏览、修改文档模版。
文档审阅
文档审阅管理根据人员、角色的权限，提供对文档审阅的操作，同时记录文档审阅过程中的审阅信息（包括审阅人、审阅意见、审阅时间等）。可集成第三方软件，保证电子签名的安全性。
文档借阅
人员依据各自不同的权限，可以借阅电子文档。文档借阅管理同时记录文档借阅的借出和归还信息。系统根据人员权限进行信息的查询。
文档检索
可以按照文档的关键信息进行查询、检索，还可以根据检索人的自定义的检索条件进行检索，同时保存检索条件。检索出的信息系统提供打印和导出Excel。
2 人力资源管理
人力资源管理建立在组织机构的基础上，各岗位人员对应人事基本信息的管理、人员薪金管理、考核管理、培训管理、人员的任职资格管理。根据人力资源管理的信息，控制人员的管理权限、信息查询权限、人员资格限制、成本控制、绩效考核控制。因此，人力资源信息是单位的基本资源信息，也是系统不可缺少的信息。
组织机构、人员管理
根据机构和岗位设置情况，利用系统组织机构权限定制工具，完成机构、岗位、人员的设置。根据机构和岗位，确定机构下的角色和下属机构。角色下确定具体的人员。如：设置单位的根机构，在根机构下设置部、室等子机构和公司总经理、副总经理的角色，在总经理下建立某个具体的人员关联。
随着机构改革和人员变动等各种情况的出现，系统利用组织机构工具完成各种情况的变动。机构、岗位、人员可以随单位的变动进行任意的调整。人员可以承担多个岗位，如：一个人可以承担副总工，同时也可以承担室主任。
人事管理
建立和维护人事基本信息、学历及学位信息、岗位信息、职称信息、专业技术职务信息、执业资格信息、学术活动信息、出国记录信息、任职资格信息等内容，并可以根据业务过程跟踪某个具体人员的信息。
根据管理岗位权限进行以上信息的管理授权，即岗位管理的人事信息内容。管理岗位根据人事基本信息的内容，录入相应的岗位及岗位变动信息、职称及职称变动信息和其它信息。
由于人事信息的特殊性，由人事部门的人员设置信息的查询权限，查询权限分为四级：公司领导和人事部门主任查询全公司的人事信息；部门主管可以查询部门内部人员的信息；组长可以查询到组内人员的信息，个人可以查询到个人的人事信息。具体查询信息的内容，由人事部门授权。授权信息可以随时收回。
考勤管理
考勤管理包括：法定工时管理、请假申请和审批、考勤登记和上报、考勤汇总统计。法定工时管理是按照国家有关规定，统一管理假期信息，设置每年或每月的非工作日，设置的法定工时作为每月上报工时的依据和各部门考核的依据。
请假申请由请假人员提前填写申请单，经过部门主管审批后统一提交给考勤员，作为考勤登记的凭证。由于人员出现各种原因，在某一时间段内不能填报时，可由其部门领导代填，提交给考勤员。考勤员每个月汇总请假申请，部门汇总完成后，上报到人事部门。人事部门接收月度部门的考勤汇总表，进行考勤统计或根据考勤情况直接扣除当月人员的工资。考勤统计表可以由报表定制工具自动生成，在根据查询权限授给不同人员。
薪资管理
薪金管理包括：薪金的档案信息、变动情况管理、月度薪金管理。薪金档案信息管理人员各种薪金的金额记录；变动情况管理是人员岗位等发生变化时，记录各种薪金的金额变动记录；月度薪金管理指每月记录职工的个人当月工资和由年初至今的个人工资累计。工资分项记录（包括工资、奖金、福利三项金额），三项金额累加后为个人当月工资。
根据用户要求，进行薪金档案信息统计和月度工资信息的统计，设置查询权限提供给相应部门和岗位人员查询。个人根据权限可以查询到个人薪金档案信息和月度薪金信息。
培训管理
人事部负责制订年度培训计划，在培训计划的指导下，组织职工个人教培信息管理，包括外出培训、学历教育、个人档案、办班信息管理、培训需求反馈表、部门培训计划。培训计划利用流程模板定制流转过程，对于培训计划的申报、审批过程进行控制。记录人员培训的信息（人员、时间、培训内容、学时、费用等）。
提供权限查询，根据查询权限查询培训信息。对于培训信息可以分类查询、分类统计。还可以通过报表定制工具，自由、灵活的定制培训信息统计报表。
3 财务管理
财务管理系统包括：职工财务工资公布、公共资源、承担业务信息的查询。人事部门月度工资信息传递给财务部，财务部产生最终的月度工资信息并发布。财务具有公共资源和项目信息的查询，建立项目成本核算的基础。
财务工资
接收人事部门提交的月度工资表，财务部门编制月度工资信息，经过审批后发布。利用报表定制工具可以定制各种工资报表，还可以把报表转换为Excel格式文件，方便地保存、打印报表。
公共信息查询
在公共资源管理中提供的业务信息，根据财务需要的内容，系统提供查询功能，使财务部门及时了解公司物力和业务信息的情况。
4公共资源管理
车辆管理
建立车辆管理台帐，维护车牌号、车辆状态、车辆类型等车辆的基本信息，车辆信息中可以增加车辆图片信息。管理车辆的使用、调度，记录车辆使用过程中的信息（使用人、使用时间、使用距离、耗油等）。可以查询、统计车辆的使用信息。
定制用车申请、审批流程，管理申请和审批过程。管理车辆的维修和日常养护。通过报表定制工具，定制用车统计、费用核算等报表。与财务管理关联，方便成本核算。
物资设备管理
对各项物资设备进行登记、管理、查询、统计，实现企业物资管理的电子化，便于及时了解各阶段物资状况。紧密关联财务系统，做到物和财的统一，便于财务上的汇总收款。物资设备管理信息与财务系统共享，实现项目成本核算。物资设备管理包括：设备采购、设备库存、设备报废、设备查询。
1）设备采购：包括由网上接收需求申请，采购计划的审批流程，合同管理，到货登记，送检登记，下发管理以及领导对所有工作的监控等基本工作。
2）设备库存：负责所有物资设备的出入库登记，库存的查询，器材价格的登记、查询调整，器材的消耗等工作。
3）设备报废：提供设备报废的流程审批过程，详细记录报废信息。
4）设备查询：能够及时的在网上发布物资中心新到物资的信息，在网上对物资中心的库存情况进行查询。根据需要进行购买或委托采购。
软件管理
统一管理企业使用的计算机软件，建立和维护软件版本信息。控制企业内计算机使用软件的有效版本，对安装和卸载的软件名称、版本等信息进行登记，提醒安装、升级有效版本的软件。
控制软件的引进，定制软件引进流程，控制引进计划的立项、申请、审批、评审过程。
对软件的引进和使用情况进行登记。可以统计、查询计算机软件的相关信息。
办公场地管理
建立、维护办公场地档案，详细记录办公场地的地点，容量，设备情况等基本信息。定制流程模板，管理办公场地使用申请、审批的过程。
可以通过网上预定办公场地。记录办公场地的使用和维护信息。可以在内部网站上显示办公场地的基本信息和使用状态。统计、查询基本信息、使用信息、维护信息。
5 日常办公管理
会议管理
对会议的申请，安排，通知，变更，发布会议公告与讲稿，生成会议纪要与议定事项等与会议相关的内容进行综合统一管理，做到会议全过程跟踪与全过程记录。
通过网上发布会议通知、参会回复。确定参会人范围，通过消息和电子邮件提醒参会人阅读会议通知，发送参会回复。可以在网上发布会议文件和会议纪要。只有具有查阅权限的人员才可以查阅会议文件和会议纪要。
个人日程安排
个人日程安排是对日、周、月的工作日程和出差设置进行管理，用户可以对自己岗位日程进行全权管理，对授权日程进行授权范围的管理。包括实现对日程安排的添置、修改，日程安排情况通知以及日程安排查询的功能。授权管理包括对授权范围内的日程安排进行管理。
网上公布领导日程安排。依据人员的角色、岗位设定某一范围。只有在这一范围内的人员才可以查看到领导日程安排。
根据设置的日程安排，系统会自动提醒日程安排中的重要事务。对于领导日程安排，可以设定电子秘书。系统会以消息或电子邮件的方式通知领导本人和其他相关人员。
工作日志
工作日志与考勤管理结合，设定法定工作日，对工作日志信息的输入加以控制，保证工作日志信息的有效性。职工填写当天的工作日志，管理人员可以查询、验证工作日志信息的有效性, 为最终统计汇总信息的正确性作保证。
可以设定授权工作日志内容，只有参加了该项工作的人员才能填写相应的工作日志， 控制工作日志信息的准确性。
通过设定查询条件，可以查询、统计历史的工作日志。设定查询权限，只有具有查询条件的人员才能查询他人的工作日志。
发送消息
对系统中的各个岗位提供多种方式的信息提醒机制。消息包括个人消息和系统消息。
用户可以编辑个人消息，指定消息接收人范围，指定消息发送时间。消息发送完成后，消息接收者可以发送消息响应。
系统消息指的是系统在特定时间、特定条件下，自动向特定人员发送消息。
当消息发送到消息接收者后，系统自动弹出提示框，提醒用户接收消息，在消息接收者接收了消息之后，可以发送消息响应。
邮件处理
系统带有内部邮件，可以向系统内人员发送带附件的邮件，并带有邮件提示等功能。同时邮件系统与系统的消息系统做到紧密结合，并具备与外部电子邮件软件的接口。
6 企业门户管理
新闻发布
建立新闻发布区，发布院内新闻、时事新闻。网上公告可以发布通知、通告、告示。网上公告可以附加电子文件。
具有权限的人员可以将信息或公告发布到内部网站，确定此信息或公告查阅人的范围，根据范围系统可以自动提醒相关人员查阅。
电子论坛
用户可以在电子论坛中建立自己的专题讨论区，使企业内所有人员在共同解决问题的同时能够增进人员间的了解和团结合作精神。专题讨论区的版主由电子论坛的管理员指定，讨论区参与人可以申请建立专题讨论区，申请成为版主。专题讨论区的版主可以为多人，共同管理讨论区。版主可以设定讨论区权限，决定讨论区参与人的范围。一般参与人可以申请加入专题讨论区，同时只能在讨论区中发布、编辑信息。专题讨论区的其他人只可浏览信息，不能修改信息发布人发布的信息。讨论区的版主可以维护讨论区中的信息，可以对信息做增加、修改、删除的操作。系统自动记录讨论区信息的增加、修改、删除的情况。电子论坛的管理员可以增加、修改、删除各个讨论区的信息，还可以信息的发布、修改过程进行监控，保证电子论坛的安全性。
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图：系统基本结构图
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图： 基本结构层次
