一、办公自动化需求
传统的办公自动化系统是以政府办公模式为背景，系统功能以收文、发文和档案管理为中心的展开，与其它计算机应用系统几乎没有关联。随着担保行业信息化程度的提高，担保机构的计算机应用系统不断增加，担保机构更需要一种面向业务流程、能连接相应的业务应用系统，并且能够提供跨应用系统服务的工作流应用系统，通过这种系统提高公司的运营效率和管理效率，规范企业的业务处理流程。
在担保机构的经营过程中，知识往往仅存于相关人员的头脑中，长期以来，难于与他人共享，难于凝聚为整个企业的知识资源。借助于信息技术的支持、发现、记录和保存人们在工作中不断形成和积累的知识，将其转化为企业的知识资源，并且加以组织和利用，从而为企业创造财富，这就是"知识管理"，是面向企业的办公自动化系统。
管理、协同和知识是企业实现信息化、电子化和网络化的三大要素。通过营造高效率的协同办公环境，建立与企业业务流程紧密结合的工作流应用系统，实现切实可行的知识管理，并在此基础上拓展和深化企业办公信息系统的功效，使企业在新的市场经济环境下有效的提高自身的快速响应能力和创新能力，从而保持其竞争优势和可持续发展的能力。
二、 办公自动化系统设计理念
·建立全员协作电子化的工作环境,所有人员可借助该环境以一种互动式的方式来完成日常工作。
·这个协作化的平台环境能对工作效率有极大的推进作用,大幅度地提高办公效率和业务质量,其核心应能表现出对工作团队和工作流程的推动、监督作用。
·其协作环境不仅要对办公过程进行有效的管理监督,还要对企业的运行过程信息进行及时地沉淀以确保企业宝贵的资源不流失,也就是说建立一个企业知识收集平台。
·办公自动化的协作环境不能只是针对行政人员的孤立工作环境,它必须是一个可以对周边办公系统应用有良好的协同工作能力的平台，并为企业的行政管理提供一套切实有效的管理方案，而不是单纯地模拟手工。
·以知识管理理念作为系统的指导理念。IG-OA网络办公系统是中投保公司在多年来应用实践经验总结的基础上，推出的完善、先进的办公自动化产品，它继承了传统OA软件系统的精华，是以知识管理为核心、以工作流为主线的新一代办公自动化系统。
系统基于工作流平台及J2EE架构，采用java、jsp、xml技术开发，在Java应用服务器中运行，全面支持B/S（Browser/Server）结构，集成了web服务器和邮件服务器。本系统可运行于Windows、Unix、Linux和Solaris等多种操作系统平台，兼容Oracle、SQLServer、Mysql等多种关系数据库。
三、 办公系统特点
1. 基于工作流引擎：强大的工作流引擎能支持企业的任何事务流程和业务流程。
2. 以知识管理为核心：知识管理的目标是提升企业整体协作水平，使得作为知识管理主体的用户能够快速、方便的访问到所需的信息和知识，实现快速的响应和最优的决策。通过系统性的利用信息、业务流程和专家技能，不断提高企业的创新能力、快速响应能力，提高企业效率和员工技能素质，从而整体提升企业核心竞争力。
3. 灵活的组织架构定义：系统管理可以方便的定义组织机构、部门、角色、用户等实体元素及其各元素之间的关系。角色定义可使系统中各种权限的设置与具体的用户分离。这样，企业在调整组织机构或有大规模、频繁的人事变动时，管理者能方便的对系统作相应调整，减轻系统维护的工作量。
4. 权限管理与方便的授权机制：系统的访问权限控制可细分到每个最下层的菜单及功能按钮。另外，用户在有事外出等情况时，可通过委托办理的方式，方便地将需要自己办理的任务授权给其它人员进行办理。
5. 工作流程定制功能：灵活、方便的工作流定制功能，用户可方便地完成工作流程的定制工作。
6. 信息门户：提供方便的个性化的信息门户设置，可以根据自己的需要定制自己的工作界面和功能。管理员可设定每个用户能够访问的系统功能。系统数据遵循国际XML标准，真正实现数据和表现分离，用户可定义数据的表现形式，最大限度的满足用户的需求。
7. 客户端的零安装和零维护：B/S（Browser/Server）结构允许客户端无须安装任何客户端软件，只要客户机器上安装有上网使用的浏览器（Microsoft IE）即可完全使用该系统。当服务器上的系统升级或改动后，客户端无须任何维护即可自动升级，与服务器保持一致，真正实现客户端的零维护，大大降低了系统管理员的维护量。
8. 可扩展性能：程序结构为模块化结构设计，使系统能够方便地进行模块的扩充。遵循国际标准，符合公共数据交换标准，系统采用国际最新的XML技术标准，在与其它系统交互时，能够方便的进行数据交换。
9. 界面友好性和易用性：完全Web化网页界面，简明清晰，工作处理单一入口，人性化的贴切设计。用户在操作系统时就如同在浏览网页一样，真正实现了系统的易用性。
10. 智能消息提示：系统提供多种方式的消息通知方式，包括支持手机短信、电子邮件、声音、动画等。当有文件或其他业务需要办理时，无论你是否处于网络办公系统的环境，甚至无须打开电脑，系统都会自动提示您。
11. 支持移动办公：由于系统采用B/S（Browser/Server）结构，移动用户可轻松实现远程办公，客户端配置好VPN连接，用户只需通过浏览器（Microsoft IE），经过口令安全认证之后就可以登录到系统中，完全的使用该系统，处理日常事务、阅批文件和查询信息等，就如同在办公室中一样。
12. 支持跟踪管理：为用户实现真正的工作管理环境，管理人员可方便的进行跟踪、监控，以了解每一个已启动流程的执行过程。
13. CA认证与电子鉴章：集成第三方个人身份证书，登录时进行CA认证，可根据不同的角色或文件类型加盖不同的个人电子印章或公用章。电子印章采用可靠的加密技术，能防拷贝、防解密，提供加密认证技术。
14. 打印功能：允许用户设计自己的模板和格式。
四、主要实现功能
1、待办事宜
待办事宜所包括的内容如下：
功能模块：功能描述
事务提醒：通告、通知、会议、公文、签报、日程提醒，催办、即时消息、短信等。。。
业务提醒：业务办理提醒
项目提醒：到期提醒、逾期预警等
办理记录：以办理过的事务、业务历史记录中查询
委托事宜：把自己的部分或全部工作委托给另一人办理；接受他人委托；收回委托。
2、日程安排
个人在此可以为自己设置日常工作和活动的日程表，到时提醒。
可以查看自己任务完成情况。使用户不必再花精力用于记忆，每一天只要查一下日历安排即可。日历安排文档只有用户个人有权限编辑，还可以指定可以阅读该用户的文档的人。在这里用户还可以建立群组日历。
可按周、月生成使用者的工作安排表，特别是可生成首创担保公司各领导和各部门主要负责人一周工作安排及重要活动表，方面使用和其他授权人员的查询。
领导的日程安排显得尤为重要。它可以辅助安排领导的活动日程表，并通过网络供本单位内部人员进行查询，以便各部门安排本部门的相应工作，如果牵涉到相关人员可以向相关人员提供到时提醒服务。
3、办公事务
主要包括发文管理、收文管理、签报管理、公文跟踪、文档查阅和内部工作流管理六个子模块（简介略）。
4、行政管理
本模块是公司行政、人事等部门需组织的信息在网上进行管理，例如员工考勤、资产、车辆、图书等方面管理。
a) 考勤管理：立足于人力资源管理，建立员工网络化的考勤管理，为人力资源管理的工资管理模块提供考勤记录。
b) 固定资产管理：办公自动化子系统对固定资产的管理主要是资产信息的管理，包括资产的台帐信息和日常维护信息。
c) 办公用品及礼品：对办公用品及礼品的领用，发放建立统一的管理，对办公费用进行有效的控制。在网络上进行办公用品的登记、领用、预约、审批、实时查询、分类统计、打印统计结果等功能。
d) 车辆管理：车辆管理模块负责管理驾驶员的信息、车辆的登记、车辆的动态，可以进行用车的申请、审批和车辆调度管理。
e) 图书管理：对内部的图书资料实现网络化的图书资料的信息查询、借阅情况登记、借阅归还、催还等。
5、信息中心
信息中心是实现信息和知识全面共享化的主要途径，通过信息发布将最新的业务、管理、通告等信息实时地，准确无误的发送到接受方；通过新闻中心、公告牌等方式将全公司范围内共享的消息张贴出来；知识管理则将业务相关的资料文档（规章制度、公司资料、技术资料、业务资料等），以及积累的业务经验，按照分类进行组织，供员工随时查阅，学习交流，最大限度的快速提高员工的业务水平；公共信息则是将诸如列车时刻表、航班信息等对工作有辅助作用的信息定期提供给员工。
上述所有信息发布的方式都可以自定义审批流程（工作流设置与上面办公事务相同），设置阅读者的权限。发布的信息内容可以是字符、图片、可以编辑为美观大方的格式，界面友好、简单易用。
6、内部交流
在线论坛主要提供一个交流的空间。为办公自动化子系统联网用户提供相互交流的场所，可以讨论业务管理、政策法规等主题；
将内部的各类简报、通讯等纸质刊物电子化，形成内部电子刊物，提供网络化的浏览与分发，达到节约纸张和印刷费用的目的。
系统中提供了对信息按照不同的分类进行查询（按类别、按日期、按关键词、按单位、当日信息、本周信息）。同时还提供全文搜索功能以满足在海量信息中找出所需要的信息。另外用户可以将感兴趣的信息引出至本地的文档中，以便其它文稿采编使用。
另外，留言簿提供为他人留言的场所，可以通过电子邮件、手机短信等多种方式进行留言提醒。类似各部门内部的小白板和内部黑板报。
五、方案技术优势
1. 运行效率高：我们的OA系统是基于J2EE和关系数据库的，与许多基于Domino的OA产品相比，运行速度上有着明显的优势，这种优势随着数据量的加大越来越明显。
2. 具有良好的扩展性：系统完全采用MVC的开发模式，把业务逻辑封装在Model层，显示逻辑（即用户界面）放在View层，而在View层中所能访问的Model的信息完全由控制层（Controller）控制，Model提供统一的对外接口。分离数据访问和数据显示，这样系统具有良好的可扩展性、灵活性和可维护性。
3. 基于J2EE架构：在开发技术上，我们的产品遵循J2EE应用体系架构，系统的开发采用国际上目前流行的标准的开放技术，包括JSP、Servlet、JavaBean、XML等。
这样系统具有很好的可移植性、跨平台性，能够适合任何硬件、操作系统和J2EE支撑平台。
4. 遵循工作流规范：系统遵循WFMC（Workflow Management
Coalition，工作流管理联盟）国际标准，能够完整地描述各种业务流程运转的逻辑。
5. 企业信息门户：企业信息门户的特点在于唯一性、集成化、个性化和整体性，而重点在于集成化，它通过数据与应用的集成及个性化的控制，为领导者、部门、个人等提供一个企业信息的接入点，通过该接入点，提供全面的企业信息和应用。企业信息门户在企业信息发布的高效和简易性上具有明显的优势，它能将存储在企业内的各种数据资源转换为可用的信息，通过新型的信息传递方式传递，提高企业的效率。
