1. 建设目标:
◆ 实现全企业行政部门的数据共享,不同业务的基础数据一次录入,跨部门、跨业务系统重复使用; ◆ 提供可靠的、可追查的公文流转平台,有效的缩短公务处理的周期,加快公文流转过程,保持公务处理渠道的畅通; ◆ 打破时空及地域限制,实现无纸化办公; ◆ 通过信息网络平台,提高信息统计和分析的水平,为领导提供准确、实时的预测和决策的辅助支持; ◆ 提供完善的信息交流机制,方便企业各部室、中心、下属公司和员工之间日常办公及业务信息的交流和管理,实现业务办理互联互通,信息数据共享; ◆ 充分利用现有网络环境及已有的网络配置资源,充分地保护已有的信息化投资。 2. 系统功能 2.1. 政务资讯 通过政务资讯,实现信息共享功能,解决目前信息共享资源分散、不足和工作效率较低的问题。 ◆ 文件。发布系统办结的所有公文(上级主管部门文件、本企业文件、下属企业文件),授权给相关人员查询阅读; ◆ 政策法规。发布国家近年来颁布的有关法律法规,用户可以通过目录、关键词及全文检索找到相应的法律法规内容。所有被赋予权限的负责人都可以起草、提交、撤消规章制度; ◆ 政务信息。收集发布煤矿内部相关政务信息,如领导重要讲话、工作报告、煤矿安全通告等等有助于开展工作的信息; ◆ 标准及规范。发布产品标准、规范等; ◆ 安全监督。包含预警信息发布、安全培训和安全咨询。 2.2. 公共信息 公共信息用于实现本企业各部门之间内部信息发布、交流和共享。 ◆ 公告(含通知)。内部公告栏,方便内部人员及时了解相关情况; ◆ 工作动态。发布各部门的工作动态,以方便内部人员相互通晓部门之间的工作; ◆ 意见箱。煤矿内部人员发布意见、建议的地方,发布建议的时候,可以指定建议的读者,也可以通过传阅把建议发给相关人员,意见发布可署名也可以匿名发表,由发布者控制; ◆ 网上调查。实现基于web的对某一主题的观点支持率的收集,其方式主要分为记名的和不记名的两种; ◆ 网上意见征集。可以指定参与的部门或人员,也可以不指定。比如,煤矿在出台一些政策时,可以先网上征求意见,自动收集反馈意见; ◆ 论坛。为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间。授权用户(通常为部门负责人)可在各版面提出话题发起讨论,并可进行咨询、解答和收集意见等活动。以期实现对煤矿重大发展,重要决策,重点政策的民主讨论。 2.3. 公文处理 2.3.1. 公文办理 2.3.1.1. 文号管理 文号是公文管理过程中必不可少的,但是,由于不同的单位其文号的编制或管理的方式可能不同,为了适应不同单位文号管理机制,为用户提供了通过先定义,后使用的方式的文号管理模式,只要用户按照本煤矿的公文文号编制原则:“文件字+[年号]+文件号”定义好,那么在公文处理过程中,系统就可以根据用户定义的原则自动地生成所需要的文号。 公文文号支持多个编号方式。比如党委文件,纪委文件等编号方式就不同。 文号一般只能由系统管理员或授权用户进行维护和管理,其维护管理包括:增加、修改、删除。 文号管理还提供补号和预留文号的功能,其目的为了防止用户在进行公文管理时,某些公文因为操作错误而废除公文时,文号没有被使用,而产生文号漏号或者因为某篇公文需要使用某个文号而无法获取。 2.3.1.2. 来文单位管理 在公文管理过程中,收文一般都是外单位发来的公文,为了在进行收文办理过程中,方便用户填写主、抄送单位,也为了更加规范对主、抄送单位的命名,系统为用户建立来文单位的管理,只要用户在使用收文管理之前,将可能的来文单位定义在系统中,则用户在使用收文管理功能时,就可使用系统定义好的来文,在需要填写主、抄送单位时,选择使用,为方便用户,系统同时允许用户直接录入新的单位信息。 来文单位的维护管理一般只提供给系统管理员或已授权的用户,其管理操作包括::增加、修改、删除。 2.3.1.3. 收文 ◆ 收文包括:公文签收、登记等处理流程; ◆ 系统支持两种收文方式:一种是纸质文件,需实现扫描成图片文件输入并阅读浏览;另外一种为电子文件。只有具备收文登记权限的人才能新建收文。 2.3.1.4. 发文 ◆ 生成月度、年度发文登记表,包括:拟稿、审稿、核稿、审签、会签、签发、编号、校对、分发、归档等处理流程; ◆ 系统可以对文件流程、正文格式、流水号格式、文件办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多种信息进行自定义配置; ◆ 可以使用预先定义的公文模版(推荐使用word格式)进行拟搞。并支持多个模版; ◆ 可根据发文字号自动生成发文文号; ◆ 可打印文件呈批表、文件呈阅表、文件处理表、退文单、延期申请单、正文等表单(输出到word文件或其他格式后由用户打印)送领导批示; ◆ 实现发文会签功能。 2.3.1.4. 办文 ◆ 办文包括拟办、批示、承办、分发、反馈、传阅、催办、归档等处理流程; ◆ 系统可以对文件流程、正文格式、流水号格式、文件办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多种信息进行自定义配置; ◆ 可实现公文的在线编辑,审批痕迹保留; ◆ 可打印文件呈批表、文件呈阅表、文件处理表、退文单、延期申请单、正文等表单(输出word文件后由用户打印)送领导批示; ◆ 实现文件会签功能; ◆ 用户已完成的公文能存储在系统中的个人文件夹中以便以后查找; ◆ 已办结的公文能通过归档的操作,归档到OA的电子资源数据库中,以供有权限的用户进行查询。 2.3.1.5. 督办催办 落实和跟踪各部室的办文情况与进度,按指定的时间段汇总各部室的办文情况与进度,可以在系统中使用预先定义的公文模版(word格式)起草交办通知、催办通知和督办通知等公文。 系统提供督办事项一览表,以便经办人能对其经办的所有督办事项有一个实时、全面的了解。 2.3.1.6. 查询统计 可以根据管理权限和指定条件查知当前公文处理情况和领导批示,可根据发文单位、时间等组合查询,并提供个人或部门在一定的时间段内所办理过的公文情况汇总表,系统能按月度、季度和年度为当前用户或部门生成办文统计报表,并打印等辅助功能。 2.3.2. 公文办理归档 应实现档案管理系统和OA系统的无缝连接,公文办结后可以分类归档,系统提供灵活、便捷的查询检索功能。档案管理可以按公文属性(如通知,请示,上行文等)进行分类。 2.4. 综合事务管理 2.4.1. 会议管理 ◆ 各部室组织的会议需要使用会议室时,通过OA可以查看各个会议室的使用情况,以预定使用哪个会议室,确定会议室的使用时间; ◆ 会议室预定成功后,通过会议管理模块,登记会议的议题、时间、会议室名、参与人、主持人; ◆ 自动形成会议通知单,并由会议发起人发送给相关人员,同时系统会自动生成一条消息显示在公告栏中,并可以在指定时间对相关人员进行会议提醒; ◆ 会议参与人收到会议通知后,系统会自动发给会议发起人一个回执进行确认,以便确认是否通知到位。会议参与人还可以直接在OA系统中下载会议资料、议题等文件; ◆ 会议管理系统应可以查询、统计会议室使用情况和各种会议情况等。 2.4.2. 人事管理 实现全矿正式及聘用人员个人基本信息的自动统计和管理。解决目前个人信息较分散,手工统计、查阅不方便的问题。 2.4.3. 车辆管理 对煤矿的车辆进行档案管理。 2.4.4. 接待管理 管理政务接待的议题、时间、人员、参与人、主持人、相关资料等。系统自动形成通知单,并由发起人发送给相关人员,同时系统会自动生成一条消息显示在公告栏中,并可以在指定时间对相关人员进行提醒。 参与人收到通知后,系统会自动反馈发起人一个回执进行确认。参与人还可以直接在OA系统中下载相关资料。 2.4.5. 设备管理 ◆ 资产管理(申购、验收、登记、领用、维修和划拨等); ◆ 资产折旧管理。 2.4.6. 值班管理 日常值班,节假日值班管理,并生成值班登记表。自动发布到公告牌中。 2.4.7. 待办事宜 员工只要打开个人办公首页,需审批公文、请示报告、公告信息等都显示在待办事宜中,通过待办事宜可以直接进入办理各种事务。对待办公文的未办条数进行弹出框提醒。 2.5. 报表中心 ◆ 报表定制; ◆ 报表增加、修改; ◆ 报表权限设置; ◆ 报表预览; ◆ 报表打印。 2.6. 系统管理 2.6.1. 用户管理 管理员实现对机构、部门和人员的信息身份一体化管理。 ◆ 机构设置调整; ◆ 人员分类归组; ◆ 用户权限设置与修改; ◆ 口令及密码设计与管理。 2.6.2. 流程表单管理 管理员根据实际工作需要在工作流引擎中制定公文管理的相关审批工作流程。支持使用表单生成器中制作各类表单的显示界面,如文件呈批表、文件呈阅表等。提供图形化的流程定义和制作工具,管理和维护人员可利用它对页面样式方便快捷的进行编辑和管理。应用服务器端的引擎应用服务实现对流程和表单的操作。通过流程引擎服务完全处理流程环节的增删改查等修改功能,而不需要编写程序。流程中某些环节的修改不能影响其他环节的正常运行,并且不影响之前公文的正常流转,并且可以根据需要随时更改,即时生效。某表单修改后能实现对其他相关联的表单的对应项自动进行相关的修改。 2.6.3. 表单权限管理 管理员能根据不同流程和表单的需要设置某一流程表单的各项权限,如是否可编辑、是否可打印、是否可跳转流程,是否加锁等。 2.6.4. 公文管理 管理员能改变公文实例的当前状态,对产生的公文实现结束、挂起、锁定、恢复、删除等操作。 2.6.5. 日志管理 能记录用户在使用系统过程中,对系统所做的操作。 2.6.6. 基础数据管理 任何公文在办理过程中,都需要定义说明公文密级和速级,文号的分类,提醒的方式,基础数据管理是根据系统在实施过程中,用户对公文基础输入数据的要求而设计的功能。其目的一是为了方便用户输入,二是为规范这些数据的输入标准。 2.6.7. 数据的备份与恢复 能通过系统的管理页面设定时间周期,系统自动完成系统数据库和相关配置文件的备份,并能使用光盘等媒介进行数据的异地备份。 能通过系统的管理页面简单地进行系统数据库和相关配置文件的恢复。