随着全球化市场竞争的日益激烈，我国工业企业将面临前所未有的机遇和挑战。加强企业信息化建设，通过深入应用世界领先的信息技术构建高效率的企业信息基础设施，为迎接即将来临的市场全球化激烈竞争和中国加入WTO做好充分准备。
随着Internet技术潮流的迅猛发展，大多企业已建立自己的WEB站点。企业上网并不仅仅意味着简单的信息发布系统，在市场经济大潮中如何利用先进的计算机网络化管理系统及时发布企业动态信息，及时接收市场反馈信息，有效管理、处理企业内部各种信息将是任何企业将必须面对的事情。
优优Flex自动化系统是通过先进成熟的计算机和通信技术手段，建立的一个高质量、高效率、智能化的办公系统，为领导决策和企业办公提供信息服务，提高办公效率，减轻工作人员工作负担，节约办公经费，从而实现企事业单位的办公无纸化、资源信息化、决策科学化。
1. 优优Flex自动化系统的特点
对比市场上的同类产品，我们使用的办公自动化系统有如下特点：
1)企业信息与办公业务相结合企业办公系统是传统办公业务和现代企业资源信息管理系统之间的边沿学科，企业办公系统不只限于传统办公业务的管理，还应包括企业资源信息的管理。本系统包括了资源管理、行政管理等企业信息管理模块，以使企业办公系统能够促进企业各种信息的管理，间接产生经济效益。
2）WWW风格的界面设计系统采用了WWW风格的界面设计，界面友好、美观，使用方便，易学易用。大大降低了对使用者计算机知识的要求，特别适合于企业内的信息系统建设。
3） 办公流程科学合理本系统各功能项与个人办公室配合使用的方式，使工作流程更加直观。并特殊设置了“任务提醒”，可在整个系统中随时查看个人任务。一般用户只需经常查看个人今日任务或待办事宜即可进行日常办公。
4) 支持移动办公、异地办公由于本系统是放在网络上的虚拟办公系统，用户不仅可以在外出时通过笔记本电脑（装入本系统的环境，键入用户使用密码，通过拨号上网远程访问本系统。）查看信息、审批公文、查看处理本人的待办事宜等；而且可以在家用计算机中通过浏览器使用本系统，在家中处理待办事宜、查询信息。
5) 维护方便因为系统是基于先进的Browser/Server体系机构，客户端只需要浏览器即可完成所有功能，不需要安装任何软件。
6）功能强大、涵盖面广 系统包括了企业内部管理的绝大部门功能，从领导决策、资源、人事、薪资、公文、内部交流、行政、业务、个人日常事物等各领域，系统提供强大的功能，为企业管理层和部门主管完成决策起到了很好的辅助作用。
7）强大的权限管理功能系统权限分三种：所有人都可以使用的功能、系统限定的特殊人使用的功能、系统管理员分配的权限。其中指定的权限可以按部门指定，方便地设计部门员工的权限的同时还可以指定部门下员工的特殊权限。通过权限设计保证数据的安全性。
8）系统具有良好的跨平台特性由于采用了Jsp、Java等编程技术，系统可以在很多流行的平台上运行，特别适合于企业内部网络。
2．各模块功能介绍
办公自动化系统启动后首先进入的页面就是提醒页面。不需要进入具体的模块就可以获得最新的信息。如下图：
现在对界面上的功能做一个详细的介绍：
1）系统维护模块（即 “管理中心” ）系统管理员对公司的组织机构进行设置，包括：
1.企业基础信息的配置
2.部门的配置
3.岗位的配置
4.人员的配置
5.系统默认风格的配置
6.系统模块可用行的管理
7.消息模板的定义
2）（即 “个人配置” ）进行个人信息的维护，根据个人的爱好，设置自己的风格。包括：
1.个人资料的维护
2.常用菜单的配置：相当于配置模块的快捷方式；
3.本地风格的配置：选择自己喜欢的网页的风格。
3）消息管理模块用户可以实时发送消息。并对发送以及收到的消息进行管理。
4）权限管理模块配置OA整个系统的权限的角色。并进行角色的分配。
5) 个人办公模块邮件是组织传统信息的基本手段，本系统中的邮件与一般邮件系统相比，具有强大的多的面向管理的功能。功能要点有：
1.接收方收到、阅读邮件，发送方自动可获知，而且这种信息具有单方面的不可否认与删除特性；
2.可对邮件的回复限制时间；
3.对发错的邮件，可在接收方尚未打开之前收回；
4.可对邮件进行多重分类，如一封邮件可以属于紧急的邮件，同时又属于任务布置类邮件等等。
5.支持对邮件进行全文检索。
个人邮件的界面如下图所示
6）个人秘书模块包括日程安排，计划，通讯录，备忘录，万事通管理。
日程安排：
支持面向个人的日程安排，个人可以在日历上标明自己的公事与私事。可将自己的时间占用情况公布给一定范围的人。上级人员可以知道上班时间内这样的日程安排中的具体事项。
通讯录：
在整个系统中共享人员通讯信息。通讯信息要注意共享，但又要保护个人隐私，个人可将自已的通讯信息记录于系统中，并指定可以共享信息的范围与程度。个人可将系统中他人共享的通讯信息纳入自已的通讯录中，还可登记系统外的他人通讯信息。实际上还可记录系统内他们未共享的通讯信息。
备忘录：
记录一些文字与多媒体信息，一般来说这些信息的记录形式是比较自由的，是片段式的，不一定需要长期保存，系统支持在特定时间，将这些备忘信息推给用户。也可能没有推的要求。支持全文检索的拉的要求。
万事通：
存放一般的常用信息，如火车时刻表、飞机时刻表，售票处，餐馆，影视院等等。
7）交流中心模块用来进行公司内的员工进行交流，主要包括在线会议和BBS论坛。
在线会议：
创建多个会议室，任何人可以召集会议，参加在线会议的，能用文字或需要发送的图像与视频信息发向任何人。一个人同时参加多个会议，不同会议室有一个主持人，会议讨论过程发表的言论自动被记录在数字资料库中。
BBS论坛：
BBS，这是一种相当成熟的“拉”信息的技术，与在线会议不同，这里的信息交流没有实时要求，发表的信息往往比较长，常常是文章，发表的东西常有附件。与在线会议还有不同，会议是临时的，论坛是长久的，论坛有比较固定的版主与副版主一类，在我们的论坛中，论坛是可以嵌套，子论坛可以由父论坛版主创建，创建都可以设置相应的版主与权限，论坛撤消后相关内容仍然会被保存在数字资料库中，除非有永久删除的动作（如果允许的话）。
BBS的界面如下图所示：
8) 文档管理模块对公司文档进行管理，主要包括政策法规、财务知识、培训教程、营销手册、技术文档，在线资料这几个模块。主要是针对这些方便的资料对文档进行管理，可对文档按组别进行分类，进行相关文档的关联等操作。
其中，在线资料是整个文档管理的核心部分。在线资料目录的树状结构中，不同节点可赋予不同的管理员，负责对相关资料进行整理。这些管理员一般可以对在线资料进行再组织。
在线资料的界面如下图所示：
业务管理模块
主要对公司业务的管理，主要包括公文流转、办公用品管理，图书期刊管理，资产管理、会议管理，车辆管理，人事管理
公文流转：
包括公文的撰写，发送，接收和管理。公文的撰写对各部门都可使用。支持版本管理，撰写直接在网上进行，支持协同编写，结果直接提交到数字资料库中。收发文的管理针对行政机构与企业部门办公室的发文职能需求。包括公文的批复生效发表流程定义修改。公文保存及公文关联的保存和查阅。
办公用品管理：
实现办公用品的入库、发放、库存统计等功能。物品购置后由办公用品管理员登记入库，入库保存后系统自动更新库存信息。办公用品发放也是由办公用品管理员进行登记，发放后库存信息自动更新。
图书期刊管理：
图书期刊管理模块中包括书籍登记、书籍借阅和书籍归还等功能，图书管理人员通过本模块可以对公司的图书资源进行合理的管理。
资产管理：
固定资产管理部门使用。固定资产的购置登记、领用、借用、归还、折旧等。
会议管理：
办公室使用。该会议管理是指实际会议安排与管理。包括会议参加人员的邀请，场地安排，与会人员注册，资料发放，食宿安排，会议议题安排，车辆安排，回程（车票与机票预订）安排。
车辆管理：
对公司车辆基本信息进行统一管理，包括：车辆基本状况（名称、型号、车牌号、产地、购车时间、车况、服务对象、司机等）、车辆维修记录等。
另外，使用该模块可以查看到所有的用车申请、借用申请信息。
通过车辆管理模块可以规范公司的车辆管理程序、合理用车、节省开支。
人事管理：
人事部门使用，基本的人事管理功能。员工只需打开电脑，进入系统就可以请假、加班、值班、出差等日常事务操作，同时记录员工的奖惩，福利和人事变动等信息，这些都使公司的人事管理程序得到大大简化。
公共信息管理模块
主要对企业的公共信息进行管理。包括：新闻、公告、大事记、内部制度、专业规范、企业文化。
新闻：
发表组织内外新闻。
新闻的界面如下图所示：
公告：
分类发表组织内公告。
大事记：
记录与发表组织内外大事。
内部制度：
发表各种内部制度。
专业规范：
发表分专业的各种内部规范。
企业文化：
介绍本企业文化以及企业介绍。
3．开发平台
对企业、行政事业业务、办公、对外宣传等应用需求了解以后，不难得出选择微软的IIS作为应用系统平台可以满足企业的信息管理系统的所有需要，可以达到如下效果：
1.方便进行文字资料数据的存储和处理，非常适合文件、电子刊物的处理。
2.系统较高的性能价格比。
3.企事业办公系统、业务系统之间数据方便地传递。
4.便于在公司实现无纸办公、高效办公、移动办公。
5.减少系统维护人员的工作量，集中体现在对外信息发布（Web）系统的数据更新，可以方便地实现，不需要修改或重新制作主页。
6.安装方便，易于维护。
系统的运行环境：
需要配置较低，市场上推荐产品即可满足要求。
服务器端：PII500以上/10G/128M
操作系统：Win2000
数据库：Microsoft SQL Server 2000
客户端：PII300以上/10G/64M
Win2000等
IE浏览器
