前言
教育信息化的概念是在20世纪90年代伴随着信息高速公路的兴建而提出的。在美国的信息高速公路计划中，特别把IT在教育中的应用作为实施面向21世纪教育改革的重要途径，美国的这一举动引起了世界各国的积极反应，许多国家的政府相继制定了推进本国IT在教育中应用的计划。我国自20世纪90年代末开始，随着网络技术的迅速普及，整个社会的发展与信息技术的关系越来越密切，人们越来越关注信息技术对社会发展的影响，社会信息化的提法开始出现，联系到教育改革和发展，教育信息化的提法也开始出现了。现在，政府的各种文件已经正式使用教育信息化这一概念，并高度重视教育信息化的工作。
春江水暖鸭先知，中国高校对最新的IT技术有着天然的敏感。但是，由于高校缺乏对信息化的总体规划，拥有决策权的各级学院和部门都因为本部门、本专业的需要，开发或者实施了大量的单元信息系统，这就造成目前国内大多数高校的信息化环境异常复杂。重复建设、资源分散、信息沟通障碍都影响高校核心竞争力的建立。国内几个著名高校提出了数字化校园和URP（大学资源计划）的概念，也就是实现高校各种教学、科研等资源集中，在办公、教学、科研等工作上实现平台性、门户性的应用。
数字化校园并不是一朝一夕能够完成的，需要一个统一规划、分布实施的过程。在这个伟大的进程中，作为数据化校园的基础应用，协同办公平台是首先应该实施的。相比其他应用领域的办公自动化系统，高校协同办公平台有自己的特色。它应该符合学校级的管理模式，即它能够保持各个学院、各个校区工作独立性，但同时也能实现校级的关键资源、关键工作的统一管理。协同办公平台除了能够给学校的广大教职员工提供统一的、协同的并且个性化的办公平台以外，还应该是一个集成平台和资源管理中心。协同办公系统正是以这样的高标准进行设计开发，符合高校数字化校园发展需求的新一代办公平台软件。
一、系统概述
1.1概述
相比其他应用领域，办公自动化系统的发展可谓历史悠久，但在十多年来的发展过程中，办公自动化应用一直是以成功案例少，失败案例多的形象存在，市场发展缓慢。这其中有众多原因，最主要的是第一许多单位往往是重建设，轻应用结果。随着信息化大环境的变化，管理理念的不断更新，特别是在Internet时代，传统的办公自动化系统由于其局限性已经越来越不能满足当前形势下管理的需求。这就迫切需要注入更多的先进理念，承载更多的内涵。
高校协同办公系统和传统的办公自动化系统相比有相当大的创新。首先其应用从单纯地模拟手工办公环境的运用，向一个电子化的协同工作环境转化，为用户提供一个打破各种信息孤岛、互动式的网络协作办公环境；第二是延伸办公自动化系统的涵义，不仅仅提供收、发文管理功能，而且将触角延伸到高校管理和运作的各个环节中，例如文档一体化管理、人事管理、工作计划管理、辅助决策、各种工作流程等，并以统一的界面为用户提供个性化信息服务。第三是系统提供了一个开放的、可扩展的、安全的平台，系统可以根据需要集成其他各种业务系统，从而实现办公、办文和办事的一体化处理。总之以产品化、平台化、个性化为理念，以整合为目标，以协作为手段，帮助高校建立起一个柔性、灵动、高效的电子化协作办公管理环境，提升高校管理水平。
1.2产品架构
高校协同办公系统有着优雅的分层架构，由数据中心、业务中层件、应用平台等几个部分组成（图1.1）：
JUP（Java Unified Platform）业务中间件是自主产权并获省科技厅支持的重大科技专项成果。JUP基于采用B/S结构，基于J2EE架构，采用纯Java技术实现。JUP可以支持My SQL、PostgresSQL、Microsoft SQL Server、Oracle8i/9i、Sybase SQLServer等数据库平台，IBM WebSphere、BEA WebLogic、JBoss、SunOne等应用服务器。
JUP应用国际对象组织（OMG）发布模型驱动构架（MDA），整个平台是可支撑和可扩展的。通过配置管理平台，可以完成对应用系统的个性化配置，包括数据结构，业务组件、显示信息（屏幕文本、报表、显示顺序等）、执行流程等等。同时，配置管理平台还支持对应用系统的二次开发。
JUP通过支持多种接口的集成服务可以实现与其他业务系统的集成。集成方式包括数据集成、应用集成等。
呈现在用户面前的应用平台是一个以互动工作台为中心，覆盖了公文管理、事务管理、资源管理、信息管理、知识管理、决策分析等高校办公应用的集成工作环境。互动工作台可以由各级部门进行个性化定制，也可以开放给各个系统用户进行定制。应用平台支持动态组织建模，根据高校不同的管理方式来构造工作管理规范，如学院、分部可以有自己独立的工作空间。
通过 高校协同办公系统强大的集成和配置管理，可以实现数字化校园的整体建设目标。
1.3关键技术
l 基于分层的体系结构
本系统是以中间件为基础框架的三层计算模式体系结构，其优势在于：
集成多种异构的服务器平台，通过有效的组织和管理，在极为宽广的范围内将客户机与服务器进行高效组合。
中间件的负载平衡、动态伸缩等功能，为数字证书业务系统这样的关键业务建立了最佳的运行环境，使在二层模式下不可能实现的应用成为可能，并为应用提供了充分的扩展余地。
l 基于J2EE分布式计算技术
Sun公司的J2EE架构定义了开发和运行企业级Web应用的标准。随着J2EE的出现，Java语言的功能和工具得到了极大的扩充、丰富和发展，可以用于复杂的、多层次的以及分布式的电子商务和企业级应用。J2EE架构与技术为组件开发模型提供广泛的支持，同时也提供一组开发工具和服务，以便开发模块化的、可重用的和平台独立的各种组件技术的业务逻辑。
l 基于事件的工作流技术
工作流是一种反映业务流程的计算机化的模型，它是为了在先进的计算机环境下实现经营过程集成与经营过程自动化而建立的可由工作流管理系统执行的业务模型。
工作流管理系统主要由以下三类构件组成：
软件组件库：完成工作流管理系统不同组成部份功能的实现。
系统控制数据：工作流管理系统中的一个或多个软件构件使用的数据。
应用与应用数据：对于工作流管理系统来说，它们不是工作流管理系统的组成部分，而是属于外部系统和数据，它们被工作流系统调用来完成整个或部分工作流管理的功能。
l 基于SOA的构架
面向服务的体系结构（service-oriented architecture，SOA）是一个组件模型，它将应用程序的不同功能单元（称为服务）通过这些服务之间定义良好的接口和契约联系起来。这种具有中立的接口定义（没有强制绑定到特定的实现上）的特征称为服务之间的松耦合。对松耦合的系统的需要来源于业务应用程序需要根据业务的需要变得更加灵活，以适应不断变化的环境。
l 基于Web服务技术
Web Service被誉为计算机世界的第三次革命，它的出现改变了传统商务模式。不但企业间的B2B需要Web Service，在政府、事业、教育和社会机构同样可以通过Web Service进行信息交互。在系统内部的组件化分布式计算上采用Web Service也有着极大的好处，尤其是一些大粒度的功能点计算上采用Web Service作为组件接口，其效果更明显，Web Service松散耦合、易于发布、适合在Internet上部署的特点是其它任何组件方式所无法比拟的。
l 基于XML数据交换
XML数据是和平台、语言无关的结构化数据格式，目前业界已一致公认基于XML的数据交互方式（包括数据交换、协议文本）是保证系统的开放性、实现商业协作互动的最基本保障之一。
本系统大量采用了XML作为数据传输、交换、展示、交互的基本格式，例如XML Web Service的协议集（SOAP、WSDL、DISCO）、XML数据结果集（ADO.Net、Dataset）、数据展示（XHTML、XSLT）等。
二、产品功能
2.1 产品功能结构
高校协同办公系统主要包含公文管理、事务管理、资源管理、个人办公、信息管理、知识管理、决策分析、系统管理等子系统（图2.1），并可根据不同高校的要求进行模块扩展。
2.2 主要功能介绍
2.2.1 个人办公
1. 日常办公
日常办公是专门用来处理工作流文档的平台，是具体处理各项工作的场所，单位内部的各项审批，如：公文签批、请示报告、工作交办、请假等日常工作流程都通过此模块进行办理。电子文档的流转完全根据流程定制模块中工作流规则来实现，工作流一经改变即可反映到日常办公中的流转过程。电子文档在日常办公中流转完成后自动预归档到文件库，最终由档案人员归档到档案管理库中，形成文档一体化管理。
工作文档按待办工作、在办工作、转发工作、流转监控进行分类。工作办理完成并提交后，文档自动流转。（图2.2）
待办工作：可查看和签收别人送来的工作，我们将所有的待办工作全部汇总到一起，方便用户集中办理。
在办工作：用户可逐项办理已签收的工作，办理完转发到下一环节；办理方式和办理权限由所办工作使用的流程中相应环节定义。
已办工作：显示已经办结的工作列表。
流程监控：流程管理员或领导可在流程监控中对所管理的流程中文档的办理情况进行有效监控和督办。
拟办工作：使用人可根据流程的使用权限选择相应的流程来创建一项新工作，并根据流程的设定发送到下一环节。
委托办理：系统具有委托办理功能，在外出时可将需要将某些工作委托他人办理。回来后还可及时收回办理权限。
2. 电子邮件
办公人员可以通过邮件互相通讯。个人邮件包括邮件的起草、发送、回信、转发、回执和跟踪。当有新邮件到达时可以进行声音的提示。对于公告等模块中的提醒功能，系统会发送相应的消息到个人邮箱中，提醒用户及时处理。系统支持POP3、SMTP和MAP协议标准，因此可以和外部邮件服务器实现互通。
3. 消息中心
手机短信
系统可以和电信运营商集成，支持发送手机短信，当重要工作到达时以短信形式将通知发送到非在线用户手机中，确保重要事件的及时通知。由于公务处理，也可以通过手机短信以群发的方式通知广大师生。
在线短信
系统可以即时感知用户是否在线，可使用在线短信功能进行实时交流和留言。
4. 日程安排
日程安排用于用户安排个人的工作、活动、会议、计划等事项。提供给用户时间与工作紧密结合的工作台，用户可以充分的安排工作时间表，设置可重复的会议、约会、提醒信息，把各项工作与时间紧密联系起来，同时可设置闹铃，系统在日期来临时提醒用户工作事项。
5. 人员去向
去向牌是单位人员去向状态的表示方式，也是同事之间工作协调的桥梁和纽带。去向牌提供了人员去向状态定义、群组定义和人员去向状态查询等功能。用户可以按部门、群组分类查看单位人员的去向信息，并允许自定义自己关心的人员群组，对其去向进行跟踪。此外，去向牌还提供了去向委托功能，相关人员因故无法维护其状态，可以由去向委托人进行维护管理，避免了因人员去向不明而导致工作协调出现问题。
2.2.2 公文管理
1. 发文管理
发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会签、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。系统根据文种自动编号，并同时产生公文登记薄；文件经过领导签发，系统自动清稿同时按文种生成规范的红头文件；在流转过程中可随时打印发文稿，并且自动将领导签批意见引入稿纸，便于存档。系统集成了目前最广为使用的MS OFFICE 和WPS等文字表格处理软件，达到高度集成、模版定制、界面统一、使用方便的效果。
系统支持在审批过程中保留审批痕迹，方便发文稿件修改。使用人员可以方便的查询，针对高校发文流程的多样性和灵活性要求，系统提供组合流程和自由流程。组合流程指通过系统提供的工具，事先对各种业务流程进行定制，保存在系统中，工作人员使用过程中，只需按照系统的提示的一两个操作便能完成公文的传递。自由流程指对于一些突发性的或偶尔发生的事务，系统提供一种开放式的流转方式，即由每一个环节的处理人决定下一环节的工作和处理人。
2. 收文管理
收文处理可对来文的登记、拟办、领导审批、传阅、承办、转办等管理工作。使用人员可以方便查询收文的处理情况。在文件录入方面我们提供了OCR（原文扫描识别录入）及WORD文件导入功能，在较大程度上提高了录入效率。系统允许用户自定义收文办理流程。在办理过程中用户可以进行催办、转交、撤回等操作以处理办理过程中遇到的特殊情况。系统自动记录公文流转中各个办理人的办理日期、办理时间、办理意见。
3. 文件柜管理
在流转过程中产生大量的电子文件都要预归档到文件柜中，文件柜的目的就是对它们的存放、访问进行有效的组织与控制，用户可根据单位自身的业务情况设置文件柜以有效地规划自身的文件管理体系。档案管理模块与文件柜可以有机结合，能自动引入文件进行正式归档。
1) 可产生多个文件库：通过文件柜模板可建立多个不同的文件库用来存放不同种类的文件，如发文库、收文库等；
2) 层次化的文件管理模式：文件按文件库－文件夹－文件等层次进行存放，其中文件夹可设置多级，每级文件夹都可以存放不同的文件；
3) 多重权限访问框架：文件夹可以设置所属流程、部门、管理者、编辑者、作者、读者等权限，文件夹权限向下延伸，文件的访问权限受文件夹控制，管理者可进行文件级的访问权限设置；
4) 多种文件管理工具：系统提供文件夹内移动、加锁、解锁、增减读者等工具，方便管理者对文件进行管理。
系统设有多种预归档方式：
文件按条件归档，只要符合某类条件的文件自动预归档到相应的文件夹；
按流程、部门归档，文件按所属流程、拟稿人所属部门自动预归档到符合条件的文件夹。
4. 公文登记薄
为了方便编号人员的编号，我们专门做了一个自动编号功能，由系统自动计算出一类文件的当前编号，并且可以自动打印出公文登记薄。包括发文登记薄和收文登记。
2.2.3 事务管理
1. 会议管理
会议登记
登记会议基本信息，包括会议主题、会议时间、会议地点等。会议登记后可发起审批流程。（图2.3）
会议室申请
发起会议室申请，包括申请使用时间、会议室名称、相关设备要求等。会议室申请时，可查看相关会议资源占有情况。
会议通知
向参加会议的人员通过消息平台发出会议通知，发送方式可以是手机短信、桌面短信和邮件等。
会议纪要会
议结束后，由指定人员撰写会议纪要。会议纪要可发起审批流程，并发送给相关参会人员查看。
2. 信访管理
信访登记
登记信访信息，信访来源可以是来信、来电、来访，根据不同类型，登记内容可能不一致。信访登记完毕后，可以发起审批安排流程。
信访处理
信访处理完毕后登记处理结果，包括负责人、完成时间、处理结果等。
信访查询
可以按照类型、处理情况等进行查询统计。
3. 值班管理
管理模式设置
系统支持两种值班安排管理模式，即由组织统一安排、各部门分别安排。
值班计划管理
设置值班计划周期和每天的值班人员。（如2.4）
值班记录管理
由值班人员填写值班记录，可以将不同的值班人员填写的记录进行汇总显示。
2.2.4 资源管理
1. 会议室管理
会议室设置
登记各个会议室情况，包括会议室名称、可容纳人数、相关设备情况、结构布局图等。系统可以指定各个会议室管理员，由会议室管理员进行会议申请安排。
会议安排
会议室管理员接受会议室申请后可进行安排，如果同时有多个申请，系统可以自动进行检测冲突情况，并给出提示，由会议室管理在许可范围内进行调整。ü
会议占有情况查询
可以按照时间段、会议室等条件查询统计占有情况，帮助管理人员进行资源的合理利用。
2. 车辆管理
车辆登记
登记车辆情况，包括车辆类型、百公里耗油量、司机、里程数。
司机登记
登记司机个人情况。
车辆维护
登记车辆维护情况。
车辆调度
接受车辆使用申请后，登记车辆调度情况。
车辆使用情况查询
可以按照时间段、车辆等条件查询统计使用情况，帮助管理人员进行资源的合理利用。
3. 设备管理
基础数据管理
系统提供全面的、高度自定义化的、具有可扩展性的基础数据设置模块。能够满足教育系统自定义分类编码的需要，系统提供用户自定义分类编码、国家标准分类代码及条形码三套平行的固定资产编码，完全满足用户对固定资产管理的需要。
在系统中，提供了非常全面的默认资产卡片内容。同时，资产卡片的款项设置可以任意调节，用户可根据实际需要，自行定义每一类资产所特有的属性，并可以按自定义项进行分类查询。
资产配置管理
资产定额配置管理是根据该单位的级别及单位内部人员的级别层次结构而确定本部门实际应当配置多少合理的资产，以满足日常工作的需要。
系统可以根据人员、部门及事业设定配置标准，自动形成该部门的资产标准配置定额，并与实际资产数据库中的资产存量进行比对，生成资产差异需求，为编制资产采购预算提供依据。
资产购置管理
在资产配置中生成的采购预算即为本年度可采购的资产内容，是采购的依据和标准，单位的日常采购将严格受控于采购预算。一般由部门提出采购申请，由各级领导同意后，再由采购部门进行汇总集中采购。
资产使用管理
在手工管理模式下，为具体反映资产的信息，一般都会针对每一项资产设置卡片，在该卡片上注明资产的各项属性，同样，在系统中要详细反映资产的信息，也是针对每项资产设置相应的资产卡片，但由于资产类别的不同，其对应的属性项目也有所区别，各类资产都具有自己个性化的信息。
针对各类资产属性元素存在差异化的情况，为满足实际管理需要，系统将资产卡片的属性完全开放，用户可以根据自身的管理需要，针对各类资产设置不同的属性项目。同时，系统还提供了资产图片、文件附件、成套设备的管理。
在资产的使用过程中，会出现各种变动的情况，系统可以通过自定义来增加，除了常用的增加、减少、调拨、接收、非转经、经转非、停用、封存、启用、盘盈、盘亏等变动情况外，还可根据各单位的特殊变动方式来进行设置，充分考虑了单位固定资产复杂的变动情况。
实现单位内部各资产使用和管理部门对资产形成（登记）、保管、领用、维护、调拨、处置、盘点等日常管理工作的在线处理，建立各业务流程之间的业务触发和制约机制。
在各项资产卡片中，除了体现出资产的各种属性外，对于资产在使用过程中的任何一次变动过程，系统都会进行详细的记录，包括变动前的状态、变动后的状态等各项属性内容，以便做到资产管理责任的可追溯性。
资产处置管理
资产的处置管理是资产管理的最主要内容，只有对各项变动内容进行如实、准确的记录，才能真实的反映资产的最新状况，才能起到管理、监控国有资产的最终目的。
系统针对资产处置的各类业务，提供了完全智能化的、可自定义的业务处理流程管理。从一项业务办理的申请开始，到各个相关部门的审批，再到资产的实际转移、变动、更新，以及入账过程，所有的数据都能实现自动流转。
在业务处理过程中的各类审批岗位也可以自定义，并提供一岗多人、多岗多人的审批方式以及审批金额权限的控制，对于流程中相关人员的出差情况提供授权审批管理。
系统能够根据事先定义好的凭证模板，针对资产的变动情况，自动生成各类财务凭证到账务处理系统中。整个业务处理的过程被详细记录，完全反应出某项资产的变动过程。同时，系统针对业务过程中的各类单据，都提供了完全自定义的套打功能。
资产收益管理
资产收益管理是针对单位内部的一些经营性资产对外出租、资产的处置所带来是收益的管理，系统提供了与每项资产关联的资产收益计划、实际收益的登记过程，通过资产收益单据详细记录资产收益的情况，并能与非税收入系统相结合，加强对收入的监督与管理。
资产清查管理
由于行政事业单位分布很广，资产的使用地点也很分散，而且资产种类繁杂，数量很大，所以对于资产管理的主管部门来讲，要对资产的进行核查、进行完全盘点是十分困难的，因此系统专门提供了资产清查功能。
针对行政事业单位国有资产的清查工作，在首次清查时可以通过财政部资产清查软件或Excel表格盘点整理资产清单，通过核对无误后可以直接导入系统，形成国有资产的初始清查数据。对于应用系统后的清查工作，系统提供了两种盘点方式：条形码盘点和手工盘点，以适应不同情况下的盘点需求
闲置资产调拨
由于资产使用分散在各个单位，在原来手工或分散管理的情况下，很难掌握整体资产情况，这也就使得资产的使用效率得不到充分发挥，经常出现有些单位大量资产闲置，而同时又有些单位申请新购同类资产的情况，造成资源浪费。
针对该情况系统专门开发了闲置资产调拨中心功能，即各单位可以将一些不需要使用的固定资产状态标为空闲，统一放置在闲置资产区，当有其它单位需要购买设备时，可先进入闲置资产区查找是否存在同类空闲资产，如果有则可直接选中并通过处置确认完成资产调拨，同时也为主管部门在审批项目时提供了科学的依据。通过闲置资产调拨中心的管理，可以大大提高资产使用效率，节约财政资金。
资产报告管理
系统提供了强大的查询、分析报表模块。不仅可以对基础数据中的固定资产卡片，而且可以查到固定资产卡片明细账，变动登记薄，分类明细表，增减统计表，统计总表，固定资产盘点明细表等等统计、分析报表。
2.2.5 公共信息
1. 新闻公告
可以集中发布单位内部的各类新新闻，可以让工作人员可以及时了解各类动态信息。系统提供RTF文字编辑器，支持贴图和上传附件。（图2.5）
2. 电子论坛
电子论坛为员工提供了在不同时间不同地点不同地方分享各方意见和想法的园地，活跃了内部的交流气氛。用户可以自建论坛，新建讨论主题，可按主题分类，以便阅读、查询。用户可以在论坛上查看别人的帖子，若有自己感兴趣的话题，可以用自己的身份或者匿名的身份对话题进行讨论。如用户可以在单位政治学习中的讨论或发表意见。系统提供RTF文字编辑器，支持贴图和上传附件。
3. 信息采编
主要用于单位内部刊物的撰稿、投稿、审阅、编发、出版等，实现内部刊物的电子化。它可以建立多种期刊物，并且可以定制每种期刊物的栏目及样式。刊物一旦出版后就可以供大家阅览，省去了许多纸张。
2.2.6 决策支持
业务主管或领导在办公、审批、决策时，往往需要查询相关的业务数据和报表信息。OA系统在设计时即考虑到办公自动化系统和业务处理系统的集成。
1. 领导查询
查询系统用于查询业务数据。在OA系统中，表单和数据字典均可以由系统管理人员和系统实施人员维护，因此，查询系统中查询内容均可以自定义的。用户可以根据需要修改维护系统默认的报表或自己定义查询方案。定义查询方案需要以下步骤：
1) 分析查询需求。
2) 定义查询方案，系统支持向导和手工SQL两种方式。
3) 定义查询条件，用户也可以设定默认的条件，也可以在执行查询确定条件。
4) 定义排序条件。
5) 定义目录。
6) 对查询方案进行授权。
同时，查询方案可以导入和导出。
2. 报表中心
各业务系统中的很多报表通过C/S程序才能访问。业务主管和领导在查询报表时必须要登录到业务系统和报表系统才能查询，而且这些报表分布在各个业务模块之中，一方面不成体系，不易操作，另一方面无法通过Internet访问。报表中心可以有效的集成了各类报表。业务主管和领导可以根据需要设定自己需要的报表，实时获取报表信息进行决策。
2.2.7 知识管理
在单位内经常存在大量的各种格式知识文档，如各种制度、软件系统的帮助文档、领导人重要讲话、各类法律法规等等。为了能使这些知识文档发挥最大作用，在知识管理中实现知识文档的保管，并按权限进行使用和共享。
1. 知识库设置
为了快速的查询各类电子知识文档，必须要进行分类。一个文档也可能存在多个维度的分类标准。知识类型是采用树形方式定义，一个知识类别下可允许存在多个子类型的知识类型。
2. 知识库管理
知识库管理包括知识条目的增加、修改、删除等。知识库是一个组织和部门共享文档的综合场所。知识条目由栏目、标题、索外、发布人、保留天数、正文、附件、发布时间等信息构成。用户也可以根据需要设定某一知识栏目或某一知识条目的访问和控制权限。
3. 知识检索
大部份情况下用户可以直接选择栏目，查看相关栏目下的知识库记录。另外，用户也可以根据栏目、标题、索引等信息模糊查询有关知识栏目。
4. 知识采集
用户可以定义采集规则，从各个功能模块和外部系统自动采集知识并入库。
2.2.8 系统管理
1. 组织管理
建立组织架构模型，根据高校的管理方式实现集中和分散的行政事务管理。
2. 流程定制
对于使用本系统
