济南熙宝商贸有限公司是“中国名牌产品”亚礼得体育用品、“中国人民解放军专用鞋”飞鸵鞋业、飞鸵军旅以及著名鞋业品牌派中派女鞋三家大型品牌厂商在山东的总代理。在山东全省共有约200个二级代理商和经销商,另外辖下共有40多个公司自营零售终端。济南熙宝代理经营的产品线丰富,种类繁多,随着业务的急剧扩张,随之而来的管理和运营成本也水涨船高。信息化成了济南熙宝应对规模扩张与管理矛盾的重要出路,必须依靠信息化管理适应市场变化的业务流程和服务体系,建立企业核心竞争力,才能保持行业的领先地位。
济南熙宝下属两大事业部,一是直营部,掌管着底下40多个公司自营终端;二是分销部,掌管着全省范围内200多家二级分销商、代理商。济南熙宝希望通过信息化实现对两大部门的统筹管理,一方面可以及时获取40个零售终端详细的销售数据,同时能够掌握200个二级代理商、经销商的销售及库存情况,加强二级代理商管理。另外,还要对收集上来的销售和库存数据按时尚企业特性进行多层面、多角度、有价值的分析和挖掘,以指导二级代理商、经销商预订货及补货,促进零售终端销售业绩提升。
对于信息化建设,济南熙宝从一开始就意识到这是公司实现可持续发展的必由之路,要么实行信息化,要么被市场淘汰,别无第三条路可以选择。因此,从决定进行信息化建设的第一天开始,他们就下定了“不成功便成仁”的决心。
即使做好了充分的心理准备,但信息化道路上的艰辛与曲折,还是超出了他们的预料。在信息化的决策过程中,济南熙宝曾走过两次弯路,付出较高的时间成本与费用成本。
一开始,由于对信息化的理解不充分,认为信息化无非是上一套相关的软件就可以,于是经过价格、服务等方面的比较后,选择了成都一家全国著名进销存软件的服装版,但深入应用后发现,这套软件主要针对小型批发商和代理商,时尚行业特性不强,缺乏独立的终端POS功能,经过一段时间的应用后发现离公司的实际要求相去甚远,最后不得已只能放弃。
有了这一次教训之后,他们明白到一点,必须选择专业的时尚企业软件厂商来提供有行业针对性的解决方案,于是他们又找到了上海一家全国著名的服装软件厂商。对方的介绍让济南熙宝非常满意,认为正是公司所需要的解决方案。正当公司信息部的人暗自松了一口气,以为已经找到了合适的解决方案时,新的问题出现了,在实际的应用中发现,该软件主要针对品牌生产型企业,对零售型企业支持较弱,特别是终端POS功能不够强大和完善,许多素质不太高的终端零售店员根本无法使用,因而这一次的选型又以失败告终。
两次选型的失败,虽然给了济南熙宝很深的教训,不过也让他们从中吸取了宝贵的经验。失败并没有动摇济南熙宝信息化建设的决心,反而更让他们看清了这条路虽然曲折,但“阳光总在风雨后”的道理。在一次总结会上,济南熙宝的韩总总结道:“我们对信息化系统的要求比较高,符合时尚行业特征是首要的;其次,不仅要满足终端信息化的需求,也要有灵活的营销策略与控制方法,以应对日后不断变化的营销政策;另外,还要有强大的POS功能,可以随时随地录入和查询数据…… ”经过长时间的探索,他们的信息化需求已经逐渐清晰起来,目的性也更明确了,种种迹象表明,他们离成功只有一步之遥了。
“阳光总在风雨后”
经过分析总结,他们认为找专业的时尚企业软件厂商没有错,但结合自身的特点,应该寻找专业时尚企业管理软件厂商中分销系统做得最出色最有经验的厂商。定位找准后,问题就迎刃而解了,经过市场调查,符合这一定位的厂商可以说非伏羲软件莫属。
据了解,伏羲软件开发的《伏羲时尚企业分销管理系统》非常适用于从事批发、零售和连锁专卖等经营模式的时尚企业,能够满足企业对分销业务的信息管理需求,提供许多为时尚企业批发零售企业量身订做的功能:
一是零售管理功能。《伏羲时尚企业分销管理系统》提供丰富灵活的前台功能,实现简易快速开单,智能促销,多营业员处理,小票修改、删除、挂单、取单、反悔等功能,多种收款方式,整单金额调整,店长打折权限控制,数据查询,现金券有效期控制,VIP发卡控制等诸多零售店面最常用的功能。
二是价格与折扣管理。《伏羲时尚企业分销管理系统》提供灵活的价格和折扣管理功能,可针对不同客户和不同货品详细设置不同价格和折扣,如零售折扣、批发折扣、订货折扣、配货折扣补货折扣等。还可通过调价单按地区进行批量调整,或者通过促销资料进行单独调整。
三是条码管理功能。《伏羲时尚企业分销管理系统》可自动识别多种规范和不规范条形码,包括:等长条形码、不等长条形码、不规范条形码、国标码(EAN-13)、无含义条形码、自由条形码等。
四是商场和厂商扣点管理。适用于商场专柜的应收款管理,以及厂商委托代销应付款管理。可在系统中设置商场和厂商扣点规则,系统根据销售情况自动计算商场应收款和厂商应付款,大大减轻人工计算核对返款的工作量。
五是VIP会员管理功能。《伏羲时尚企业分销管理系统》具有丰富便捷的VIP会员管理功能,能查询VIP明细资料和照片以及VIP发卡、换卡管理、VIP积分管理、VIP消费记录和报表等。
六是退换货率管理功能。《伏羲时尚企业分销管理系统》提供多种退换货率管理。系统可根据设定的退换货率自动控制退换货,并可为订货单和发货单中的单款货品设置退换货率、退货期限及退货折扣管理以及超额退货限制等功能。
此外,伏羲软件提供强大的终端POS功能也是济南熙宝最为看重的优势之一。伏羲终端POS系统模块包括销售单、赠品单、订金单、要货单、调拨进仓单、调拨出仓单、盘点单、库存查询、VIP查询、单据查询、报表查询、特殊功能等模块。支持现金、刷卡、订金、现金券、赠送券、外币等结算方式,支持条码智能识别和智能促销等。
尤其值得一提的是,对于无条件安装电脑或者没有电话线的商场专柜,伏羲公司可提供移动销售终端设备,用于收集专柜销售、进出仓和盘点等数据,通过GPRS网络将数据上报总部。从而将公司对零售终端的控制能力延伸到每一个角落。
经过详细的了解和实际应用测试后,济南熙宝韩总以及整个信息部悬在心头几个月的石头终于落地了,他们终于找到了理想的解决方案。几个月的接触,使韩总对伏羲软件的实施服务能力也给予了高度的评价,于是当机立断,选择伏羲软件的分销管理系统作为自己信息化的核心系统,并且与伏羲软件签订了实施服务协议。从公司总部、直营店到200多家二级分销商的店面全部采用伏羲分销管理系统进行统一管理。
系统价值:打造信息化价值链
从2006年6月份开始正式应用伏羲分销管理系统至今,系统已经稳定运作超过一年半的时间,较好地实现了信息化建设初期定下的提高效率,统筹管理的目标。对于直营部来说,虽然直营部是公司总部的一个部门,但与公司存在一个独立核算的关系,因此通过使用伏羲软件,不仅可以核算自营终端的成本和利润以及与所在商场的应收帐款,也可以核算该自营部的成本和利润以及与公司总部的应收帐款,便于单独考核业绩。对于二级分销商来说,此举不仅大大提高了二级代理商的经营水平,更重要的是能够将代理商与公司连接成一个整体,共同打造基于信息化的价值链。
目前,济南熙宝所管理的二级代理商大部分已经采用该系统构建了系统代理模块,所有订货、销售、库存、财务数据均通过该系统传回济南熙宝公司总部,公司也根据这些数据,及时发现问题,加强调配货管理和促销计划管理,从而使整个山东区域时尚企业代理商的经营水平迈上一个新台阶。
对于伏羲软件的应用给公司带来的改变,济南熙宝的韩总感到非常满意,当初韩总反复强调的“阳光总在风雨后”的信念也终于得到了体验。韩总说,“我们当初选择伏羲软件,主要是看重伏羲软件丰富的时尚企业零售行业经验,领先的鞋业和卖场解决方案以及功能强大的终端POS系统和独特的报表解决方案。事实证明我们当初的选择是正确的,更是明智的。”