淮安质监局办公自动化系统管理办法(试行)
第一章 总 则
第一条 为保障局办公自动化系统(以下简称OA系统)的正确使用及正常运行,特制定本办法。
第二条 OA系统是指“江苏省质量技术监督局办公自动化系统”(简称省局OA系统,地址为:http://10.132.129.5/oa/)和“淮安市电子政务办公自动化系统”(简称市政府OA系统,地址为:http://172.20.10.13)。
第三条 根据省局和市政府统一部署和要求,建设和运行OA系统。
第二章 组织机构与职责
第四条 办公自动化工作由局信息化工作领导小组统一领导,计划财务科技处负责省局OA系统软件、硬件的架设和维护以及使用培训工作,办公室负责推动省局和市政府OA系统的应用和规范化管理,做好文件流转、信息和通知发布、行政后勤管理等工作。
第五条 各处室、稽查支队是OA系统的终端用户,必须指定一名办公人员负责特定信息的接收、处理、传送、存档等工作。省局OA和市政府OA系统的具体操作分别参见《淮安质监局办公自动化系统用户操作手册》和《淮安市办公自动化系统使用说明书》(可在省局OA系统“网上交流”栏目下载)。
第三章 信息管理
第六条 省局OA系统为日常主要工作平台,用于内部通知公告、工作动态、会议室和车辆申请等事项。市政府OA系统主要用于接收、处理市政府来文和市局机关发文(不宜对外公开的文件除外),市政府OA系统上的文件、通知等需要转发的,由办公室安排专人在省局OA系统上发布。
第七条 各部门以局名义发出的正式文件,应当在市政府OA系统中“公文管理—发文办理”栏,按照OA系统设定的流程和我局公文处理的有关规定办理。办公室定期将纸质文件列卷归档,并制作电子文档备份。不宜对外公开的文件,仍按原发文流程办理。
第八条 各部门拟在省局OA系统上发布的信息,应当按照系统流程,由部门撰写,经办公室审核之后发布。各部门应定期拟写每月(季)度工作完成情况和下月(季)工作安排,并于下月(季)5号前在“政务动态-计划小结”栏目发布。办公室组织督查,未按期发布的视为未及时报送材料,将在年终考核中扣除相应分值。
第九条 系统正式运行后,凡用于局机关内部的各类通知、文件等,除存档需要外,一律不再印制纸质文档。需外发的通知、文件等,均应在局网站上发布。确需印制纸质文档的,由办公室根据工作需要,严格核定印制数量。
第十条 各部门应确保每个工作日至少有一名用户在上午11:00前、下午5:00前进入省局和市政府OA系统浏览一次,及时签收信息,以保证办公系统信息的正常流转。
第四章 系统安全与病毒防治
第十一条 所有用户应严格遵守《计算机信息系统安全保护条例》等法律、法规,不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动,不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息,不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。
第十二条 所有用户口令应注意保密,并按规定的权限阅读和使用系统提供的信息,不得盗用他人用户账号,不得干扰其他用户和破软件定制坏系统服务。所有用户均有保密的责任,不得随意发布涉及国家和机密以及其他不宜发布的信息。
第十三条 一般不要在网络上下载各种可以执行文件,各种常用软件可以到省局OA系统“网上交流”栏目进行下载或请网络管理员提供;切勿执行陌生人发来E-mail中的附件,严防病毒通过电子邮件传播;尽量减少使用外来软盘、U盘拷贝文件。确需下载、拷贝的软件和文档,必须在杀毒软件检查无毒后方可安装使用。所有用户应立即在省局OA系统“网上交流”栏目下载杀毒软件,并安装使用,保持实时监控。网络管理员应每周一次对OA系统进行病毒检查和系统维护。
第十四条 全局电脑的日常维护及维修工作由专业电脑维修公司负责,局办公室、计财处、监察室共同选择维修公司,签订服务协议。各部门电脑在日常使用中一旦出现问题,应及时告知局办公室、计财处,由局办公室、计财处与专业维修公司联系尽快解决。
第五章 责任与处罚
第十五条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全,保证系统的正常运行,全体用户应严格遵守本管理办法,违反者应承担相应责任并接受处罚。
第十六条 不执行本办法第三章规定,影响信息的正常接收、处理、传送、存档,导致影响正常工作的,将根据情节给予通报批评和责任追究。违反本办法第四章规定,造成不良影响、导致系统损坏等后果者,给予行政处分,并视情况予以一定的经济处罚。
第六章 附 则
第十七条 本办法由局办公室负责解释。
第十八条 本办法自2006年9月15日起试行。