很多企业都知道,做好ERP选型是非常重要的。如果企业真的选了一套功能很差劲的ERP软件,那么即使企业循规蹈矩很认真地去实施,也是很难实施好的,因为巧妇难为无米之炊。如果ERP软件真的在功能上存在很大的问题,导致成为了项目的拖累,那么企业是很难解决这些软件功能方面的问题的,这就是企业一定要做好ERP选型的主要原因。
有些企业可能会想,要不要请一个选型顾问来帮企业做好选型工作呢?
首先我们要强调一点:对于企业来说,使用很少或者根本不用外部顾问就把选型工作做好,并不是一件很难的事情,毕竟现在不同于以往。不过如果企业需要的话,还是可以让外部选型顾问来帮帮忙的,因为有些顾问对于一些特定行业的ERP软件的优缺点,以及这些软件适用于什么规模的企业确实很了解,这些知识在行业文章或者杂志上面是很难看到的。
然而话要说回来,ERP选型跟ERP项目的很多其它方面一样,并不是企业请了很多顾问来帮忙,就一定能把工作做得更好。实际上,ERP选型并不像一些选型顾问所说的那样难以做好。不管企业请不请外部选型顾问,在对选型工作进行最后拍板的时候,都会有一些不可知因素是谁也无法掌控的。实际上,没有人会知道企业是不是在选型上做了一个明智的决定,直到企业开始真正地去实施这套软件。
为了做好选型工作,企业一定要善于选拔内部人才,只要具备相应的技能,就一定要唯才是用。至于需要具备哪些技能,前面已经讨论过了,比如项目管理能力、需求分析能力以及IT支持能力等等。在选型小组里面,要有一个小组组长以及几个需求分析人员。在正式开始选型的时候,很多工作都是有章可循的,比如怎样定义管理需求、怎样召开选型会议,以及怎样了解一套ERP软件所采用的技术等等。
如果企业认为有必要聘请选型顾问来做好选型工作,那么一定要确保这些顾问是独立于ERP厂商的。这一点似乎是显而易见的,然而事实并非如此。实际中发现,很多企业所聘请的选型顾问,他们也为ERP厂商提供实施服务。大家想想看,这些顾问在向企业推荐软件的时候,他们会推荐哪家的ERP软件呢?
如果企业请了选型顾问来帮忙,就一定要做到好钢用在刀刃上,一定不要让他们去做一些低价值的事情。因为即使是最便宜的顾问,相对于内部员工的工资来说,他们的每小时收费也是很高的。不只是选型顾问,对于任何顾问的使用,企业都要坚持这个原则。
企业一定要清楚,很多选型工作并不需要一大堆专业知识,只需让顾问稍微指导一下,然后企业自己的员工就可以把这些工作做得很好。比如筛选合适的ERP软件、安排选型会议和软件演示、收集整理评估结果、准备相关的电子表格文件,以及选型过程中的所有会议记录和协调工作等等,这些都是企业员工完全能够胜任的工作。
如果企业想用顾问,但又希望尽可能地减少对选型顾问的使用,则只需让他们在一些关键工作上提供指导与建议就可以了。这样的话,让选型顾问在每个选型阶段来几天就够了,而不是把选型工作全部打包交给选型顾问去做,并且让他们在企业耗上数月的时间。
下面是在选型过程中适合选型顾问去做的几项关键工作:
审阅ERP软件的must-have需求清单;
帮助确定向哪些ERP厂商发送RFI文件;
帮助确定让哪些ERP厂商进入详细评估阶段;
帮助整理业务流程的详细需求清单以及软件演示脚本
帮助确定两到三家最合适的ERP厂商
检查选型小组对ERP软件的评估结果并提出建议
检查实施合同条款并提出建议。
最后强调一点:企业在ERP选型的时候,一定要充分利用现有的资料来做好选型工作。
市场上有很多第三方的资料或者工具,可以用来帮企业做好选型工作。通过这些资料或者工具,企业可以充分了解一套ERP软件的方方面面,比如具备哪些核心功能、采用了哪些IT技术,资深专家对ERP厂商以及他们的软件有哪些评价等等。
另外,企业在起草RFI文件、了解行业整体需求、准备ERP软件的演示脚本,以及给ERP软件打分的时候,都有很多的模板可以使用。这些资料很多都是免费的,即使收费也不会很多,因此企业一定要充分利用这些资料来帮助做好选型工作。
本文根据《掌控你的ERP命运》相关内容为基础整理,更多ERP实施与应用文章,请关注吴学强微信公众号ID:QQ156100288。