背景:
档案,是历史的见证,社会的财富,无论在国内或是国外,人们对档案的价值都给予了足够的重视,但作为档案主要组成部分的纸张档案资料,无论是历史的存留还是当前的新增,其数量都是十分巨大的。
目前,许多单位的情况是:机构改革,人员精简,但档案的数量没有减少,库存档案少则几百卷、多则几千卷,人少了工作效率就要提高,而且伴随办公自动化程度的提高,如何提高档案工作的效率,更好的发挥档案和科技资料的作用,已成为摆在我们面前的重要课题。让我们先看一下目前档案管理工作存在的一些不便:
问 题
手工管理
档案安全问题
每份档案都是珍贵的原始资料,有其自身的历史价值或商业价值,特别是对于比较陈旧的资料,经常调阅会损伤原件,如果遇上自然或人为灾害(如水灾、火灾)将造成无法挽回的损失。另外,因为借阅导致的档案资料丢失、损坏甚至篡改原件的问题也不容忽视。
档案查找困难
由于资料数量庞大,查卷人又往往不能准确提供文件具体内容,所以查找起来费时费力ERP系统。
档案移交问题
档案保存一定年限后要移交档案馆,档案移交后查档就更加不便。
档案共享问题
一般情况下,存档资料只有一份,一旦某个人借走资料,其他人只有等待,使工作效率大大降低。
实时响应问题
业务部门需要实时查询档案资料,如果要求查询人员长时间地等待查询结果,必将导致档案管理部门的形象受损,服务满意度降低。
存放空间问题
随着档案资料量的日益增加,库房空间压力越来越大,如何解决日益增长的档案数量与储存空间不足的问题已经非常迫切。
OA办公系统要求
现在很多单位进行办公自动化建设,如何完善和丰富OA系统,使其真正成为包括各种重要信息的自动化系统,就必须考虑如何将纸张形态的文档资料与OA系统结合,进行计算机管理和调阅。
历史档案的抢救问题
建国前后的很多档案字迹已经很不清楚了,必须采取措施挽救。
目标:
很显然,在信息化社会的今天,随着办公自动化程度的提高和人们对办事效率不沈阳软件公司断提出的高要求,上述传统的档案管理方式已经无法满足委员会工作人员对档案资料的查询、调阅、再利用等多方面的要求,必须用一套现代化的管理手段来对药品标准档案进行安全、科学、高效、合理的管理。
数字化影像管理技术的快速发展给档案的现代化管理带来了新的契机,其高效先进的影像采集方式、海量的存储空间、安全的的网络化数据管理、方便快捷的检索手段使得药品标准档案的数字化管理得以实现。
鉴于以上档案数字化管理的优点,委员会领导已将药品档案数字化建设已经提到议事日程上来。同时这项工作也响应了国民经济建设中“政府行政管理、社会公共服务、企业生产经营要运用数字化、网络化技术 ,加快信息化步伐”的号召。实现信息化 ,是覆盖我国现代化建设全局的一项战略举措。档案事业发展要按照这一总的要求 ,加快档案数字化步伐。否则 ,我们就有落伍的危险。
成果:
档案通过数字化的进行了一次彻底清理,使档案的管理从手工管理升级到数字化、信息化的管理,一方面保护了档案实体,杜绝了安全隐患;另一方面也最大限度的发挥了档案资源的作用,充分的服务于大众,推动了政府机关信息化建设的不断向前发展。
问 题
数字化管理
档案安全问题
数字化后的档案以物理的原始资料和电子档案并存,避免了原件的损伤和丢失,杜绝篡改原件的问题。
档案查找困难
根据相关检索字段,将在最短时间内调阅到相应电子档案并实现对物理档案的同步定位。
档案移交问题
解决移交后的查档问题。
档案共享问题
一份档案在网络上根据权限的不同实现真正意义上的共享和利用。
实时响应问题
业务部门根据自身权限实时查询自己想要的档案内容,避免不必要的繁琐查询手续。
存放空间问题
彻底解决档案库房存放空间的压力,大大节省办公成本。
OA办公系统要求
作为OA系统的部分模块,实现无缝对接。
历史档案的抢救问题
完成了对珍贵善本挽救工作。